Proyectos: contratos, órdenes de cambio y el dinero en movimiento
Algunos trabajos no duran un solo día. Una instalación navideña en un hotel, un muro verde en una sala de exposición, el montaje de una gala que ocupa a una cuadrilla toda la semana: estos trabajos se extienden por semanas, el cliente cambia de opinión a mitad de camino, los materiales llegan en días distintos, y alguien tiene que saber si el trabajo sigue dando dinero antes de que termine. Proyectos es la parte de Florio que gestiona esos trabajos, y vive en el mismo evento en el que se vendió el trabajo. Nada se vuelve a capturar: la propuesta aceptada se convierte en el contrato, una revisión de esa propuesta se convierte en una orden de cambio, y las horas de cuadrilla y el stock que ya registras se convierten en el costo a la fecha.
Esta página recorre las pantallas en el orden en que te las encuentras. Cada sección es un destino del ícono de ayuda dentro del producto, así que el ? en una pantalla te trae al encabezado correspondiente.
La tarjeta de contrato
Cuando un cliente acepta una propuesta, Florio crea el contrato y lo muestra al inicio de la pestaña Finanzas del evento como la tarjeta Contrato, con la vista de beneficio en vivo y la lectura de facturación debajo. No hay nada que configurar: el total de la propuesta aceptada se convierte en el valor base, y las partidas de costo detrás de la propuesta se convierten en la línea base de costo aprobada. Un evento vendido sin propuesta también puede tener contrato: la tarjeta ofrece Crear desde la propuesta aceptada o Crear manualmente.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.
Leyéndola de arriba hacia abajo:
- El número grande es el valor del contrato: la base de la propuesta aceptada más cada orden de cambio aprobada, antes de impuestos. Es un valor derivado, nunca se escribe a mano.
- Costo final proyectado es lo que se espera que cueste el trabajo en total: la línea base de costo de la propuesta más cada cambio de costo aprobado. Los chips debajo lo desglosan por categoría de costo. La tarjeta dice lo que significa en palabras claras, no en siglas contables.
- Costo sin aprobar aparece cuando alguien planificó materiales que ninguna aprobación cubre todavía. Ve Aprobar el costo planificado.
- El Historial de revisiones es la historia del contrato: la línea base, y luego cada orden de cambio o re-estimación con su tipo, estado, cambio de valor y cambio de costo. Solo las filas aprobadas entran al valor del contrato y al costo final proyectado.
- Alcance del trabajo es la línea base aceptada seguida de cada enmienda firmada, en el orden en que el cliente las aceptó. Ve Redactar el alcance del trabajo.
Los dos botones del encabezado, Nueva orden de cambio y Nueva re-estimación, inician los dos tipos de revisión que se describen a continuación.
Órdenes de cambio
Una orden de cambio es una nueva versión de la propuesta en un proyecto que ya está bajo contrato. La redactas en el constructor de propuestas, exactamente como cualquier revisión, y el constructor entra en modo de orden de cambio: muestra el valor del contrato hoy, el total de esta versión y el valor de la orden de cambio entre ambos, y etiqueta cada partida como agregada, modificada o eliminada respecto a lo que el cliente firmó.
Florio determina el tipo por ti al momento de la revisión, a partir del precio:
- Si el total cambió, es una Orden de cambio del cliente. La aprobación la envía al cliente para su firma, y el cliente firma el alcance de los cambios y las diferencias por partida, no una propuesta completa repetida. Con la firma, la diferencia entra al historial.
- Si el total es el mismo y solo cambiaron los costos o las horas, es una Orden de cambio interna. La aprobación la aplica al historial sin pasar por el cliente, y el costo final proyectado se mueve según el cambio de costo.
Una Re-estimación es el tercer tipo: una corrección solo de costo, capturada por categoría en la tarjeta de contrato con un motivo, cuando no interviene ninguna partida de la propuesta. El flujo paso a paso, la pantalla de revisión y el documento para el cliente están en Solicitar y firmar una orden de cambio.
El panel de Beneficio en vivo
Debajo de la tarjeta de contrato en la pestaña Finanzas, quienes pueden ver el dinero del proyecto tienen el panel Beneficio en vivo: lo que el trabajo ha costado hasta ahora, lo que se proyecta que cueste, lo que ha devengado, lo que se ha facturado, y el margen en ambos sentidos. Se calcula cada noche a partir del contrato, del stock enviado al trabajo, de las horas de cuadrilla aprobadas y de los hitos de pago facturados.
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El panel tiene dos vocabularios según cómo reconoce ingresos tu espacio de trabajo. El predeterminado, Solo gestión, trata los ingresos devengados como una medida de gestión que nunca toca la contabilidad. Un espacio de trabajo en Costo a costo recibe el vocabulario de reconocimiento y el cierre mensual que se describe más abajo. Leer el panel de Beneficio en vivo recorre cada número.
Materiales
La pestaña Materiales en el registro del evento es lo que el proyecto compra, lo que ha llegado y lo que ha salido a la obra. Ocupa todo el ancho del registro, y su chip de conteo lleva cuántas líneas están sin llegar. Cada partida lleva un proveedor y una orden de compra, una cantidad y un costo unitario, una opción de Costeo que dice cómo su costo llega al proyecto, un estado a lo largo del ciclo de vida desde Por pedir hasta Enviado, si una aprobación la cubre, y el día para el que está preparada.
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Los materiales se envían cuando una cuadrilla los carga desde una lista de carga, que es el momento en que su costo entra al proyecto. Se permite una carga parcial: pueden salir 24 de 40 y la partida queda abierta por el resto. Una devolución se registra como una reversión en el historial de Envíos, nunca como un borrado. Planificar materiales, preparar un camión y confirmar una carga están en Planificar materiales y cargar el camión.
Materiales se activa por espacio de trabajo; ve Configurar Proyectos.
Fases y la programación
Un trabajo de varias semanas tiene fases: fabricación en el estudio, instalación en sitio, una pasada de estilismo, desmontaje. En un proyecto, el panel Programación en la pestaña Programación del evento abre con una franja de fases, un chip por fase con su ventana planificada, cuántos de sus días están terminados, y un estado que se lee como Planificada, Ahora, Cerrando, Terminada o Atrasada cuando hay trabajo reservado después del fin planificado. Los días de abajo se agrupan por fecha, y un día cuyos materiales preparados no han llegado todos lleva un chip rojo de preparación que enlaza a su lista de carga.
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Programar una fase genera un día por cada día hábil a lo largo de la ventana de una fase, con las horas, el número de personas y la cuadrilla que elijas. Las fases se explican junto con los materiales en Planificar materiales y cargar el camión.
Mis proyectos
Mis proyectos en la barra lateral responde la pregunta que un gerente de proyecto se hace cada mañana: ¿cuál de mis trabajos me necesita hoy? Una fila por proyecto con su fase actual, las próximas cuatro semanas como puntos por día, la preparación de materiales, y una Próxima acción en palabras sencillas: un día corto y la orden de compra que hay que perseguir, una fase reservada más allá de su fin, costo sin aprobar esperando autorización, artículos que siguen en el almacén, días sin nadie asignado. Las filas se ordenan por urgencia. En esta página no hay dinero a propósito; el beneficio se queda en el panel de Beneficio en vivo, detrás de su propio permiso.
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El informe de Estado de proyectos
Informes, luego Estado de proyectos es toda la cartera en una sola página: cada contrato abierto con su valor, un grupo de avance (costo, horas y facturado, cada uno como una barra con las cifras al lado), devengado a la fecha, facturado a la fecha, la posición de facturación, lo que queda por facturar y el saldo impago. Los chips de filtro destacan los contratos sobrefacturados, subfacturados, impagos, con pérdida y en pausa, y Exportar CSV descarga la tabla. Ve Leer el informe de Estado de proyectos.
El cierre de reconocimiento
Para un espacio de trabajo en costo a costo, Reconocimiento en la barra lateral es el cierre mensual: un período por mes, una corrida calculada por contrato, y un informe de verificación de siete controles en cada corrida. En esta versión la pantalla es solo de lectura; contabilizar en QuickBooks y bloquear el período llegan con el escritor contable. Ve Ejecutar el cierre de reconocimiento.
Configuración de administración
Administración, luego Reconocimiento guarda el método de reconocimiento predeterminado para los contratos nuevos, la base de derecho a pago capturada cuando se activa por primera vez el costo a costo, y los componentes de costo que quedan fuera del porcentaje completado. Activar los materiales, las tolerancias del costo planificado, y qué roles pueden planificar materiales, enviarlos y aprobar cambios de contrato se cubren en Configurar Proyectos.
Lo que no publicamos
Las fórmulas exactas detrás de las cifras devengadas, las reglas de conciliación de la verificación y la forma de los asientos contables se documentan para auditores bajo solicitud, no aquí. Las pantallas te dicen qué es cada número; este sitio te dice cómo leerlos y cómo actuar sobre ellos.