Invitar a un usuario y asignar roles

Toda persona que inicia sesión en Florio es un usuario. Agregar uno toma un minuto: ponle nombre, elige sus roles y envía la invitación. Los roles que eliges deciden qué ve, así que la misma pantalla que agrega a una persona también decide qué puede hacer esa persona.

Antes de empezar

• Necesitas el permiso para administrar usuarios y roles (el rol Administrador / Propietario lo tiene).
• Decide qué roles necesita la persona. Si no estás seguro, empieza acotado: siempre puedes agregar más después, y Personalizar roles y permisos explica qué cubre cada rol.

Agregar un usuario

1. Abre Administración, luego Usuarios.
2. En Crear usuario, ingresa el Correo y el Nombre para mostrar de la persona.
3. Marca los Roles iniciales.
4. Haz clic en Crear usuario. Aparece en la lista de inmediato.

Envíale una invitación de acceso

1. En la lista de usuarios, haz clic en Editar en la persona nueva.
2. Haz clic en Enviar invitación de acceso. Recibe un correo para establecer su contraseña e iniciar sesión.

Cambiar el correo de inicio de sesión de alguien

Cuando una persona cambia de dirección, cámbiala en su página en lugar de crear un segundo usuario.

1. Abre a la persona con Editar.
2. Haz clic en su Correo de inicio de sesión, escribe la nueva dirección y guarda.

Es la dirección con la que inicia sesión y a la que llega la invitación de acceso, así que el cambio queda registrado en el historial de actividad con quién lo hizo. Dos casos quedan bloqueados:

• Una persona que inicia sesión con Google conserva la dirección de su cuenta de Google. Cámbiala allí y Florio la sigue en su próximo inicio de sesión.
• Las cuentas Sistema conservan la dirección que Florio les dio.

Dar a una persona un permiso extra

Los roles cubren los casos comunes. Cuando una sola persona necesita una capacidad extra sin cambiar todo un rol:

1. Abre la persona con Editar.
2. Agrega el permiso en Concesiones directas. Se suma a sus roles y afecta solo a esa persona.

Cuando alguien se va

Haz clic en Archivar en su fila en lugar de eliminarla. Su trabajo pasado, sus ediciones y su correo quedan adjuntos al registro; simplemente ya no puede iniciar sesión. Usa el chip Archivados para ver al personal anterior, y Restaurar si regresa.

Bueno saberlo

• Las columnas Cargo e ID de nómina se editan en el sitio, para Recursos Humanos y nómina; no cambian lo que la persona puede hacer. Vacía cualquiera de las dos para borrarla. Cada cambio de un ID de nómina queda registrado en Actividad, porque las exportaciones de nómina archivan las horas con él.
• Las cuentas Sistema (la automatización propia de Florio) aparecen bajo su propio chip y no se pueden archivar.