Agendar, cotizar y dar seguimiento a un Resumen de Hallazgos

El técnico escribe y presenta el Resumen de Hallazgos en sitio. Todo lo que lo rodea es de la oficina: el cargo se elige al agendar la llamada, los hallazgos que el técnico pasa a la oficina se cotizan aquí, la página presentada recibe seguimiento hasta que se firma, y cada aprobación, firma y cobro queda en la llamada como registro. Esta página lo recorre en el orden en que ocurre. Lo que hace el técnico está en Escribir y presentar un Resumen de Hallazgos.

Antes de empezar

Necesitas el permiso para gestionar hallazgos, que traen los roles de administrador y gerente. La función tiene que estar encendida en Administración, luego Servicio, en la tarjeta Resumen de Hallazgos que se describe al final de esta página.

Agendar la llamada con el cargo

1. Abre la llamada como siempre, desde Llamadas de servicio y Nueva llamada de servicio o desde el registro del sitio. Los pasos están en Atender una llamada de servicio.
2. Deja Precio en Predeterminado de la cuenta, que es Resumen de Hallazgos cuando la función está encendida. Elige Tiempo y materiales solo para una llamada que vas a facturar por hora.
3. En Cargo de diagnóstico elige Residencial o Comercial. Según tipo de cliente toma la base del registro del cliente, persona o empresa, y casi siempre acierta. Elígelo con intención aquí porque al cliente se le dice el monto por teléfono.

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4. Elige Crear llamada. El encabezado de la llamada lleva una etiqueta Resumen de Hallazgos junto a la de facturación, y un dato Cargo de diagnóstico con el monto y la base. La etiqueta se puede editar hasta que se presentan los hallazgos; luego se bloquea, porque el cliente ya vio un precio formado de una manera.

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5. Agrega y libera la visita como siempre: Agregar visita, asigna un técnico, Liberar al campo. Los pasos completos están en Programar y despachar una visita.

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Las dos listas de Hallazgos

Hallazgos en el grupo de Servicio es la lista de trabajo de la oficina para esta función. Su contador muestra lo que espera por ti: hallazgos por cotizar más seguimientos vencidos.

Hallazgos por cotizar lista cada hallazgo que el técnico pasó a la oficina, con la nota del técnico y cuánto lleva esperando. Cotizar abre la llamada.

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Esperando firma lista cada página presentada que no está aprobada por completo: a quién llamar y su teléfono, cuándo se presentó, cuántos seguimientos van y cuándo toca el siguiente, qué sigue abierto y qué ya está aprobado. Las filas se agrupan en Seguimiento vencido, Para hoy, Vence en 7 días, Vencido y Programado. Una página vencida se queda en la lista hasta que la extiendes o la anulas.

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La tarjeta de hallazgos en la llamada

Abre la llamada y la tarjeta Resumen de Hallazgos muestra el panorama completo: el estado, cuántos hallazgos están por cotizar, hasta cuándo valen los precios, cuántas veces se abrió la página, y las acciones en la parte superior. Debajo, una franja de datos con Visita de diagnóstico, Aprobado, Aún abierto, Siguiente seguimiento y, para los roles que ven margen, Margen estimado.

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La tabla lista cada hallazgo con su letra de sección, su estado y su precio. Un hallazgo aprobado queda congelado. En Aprobaciones, cada aprobación es su propio registro con quien firmó, la firma dibujada, si se firmó en persona con el técnico o desde el correo, el impuesto y el cobro. En Seguimientos, las llamadas, notas y correos desde que se presentó la página.

Cotizar un hallazgo que el técnico pasó a la oficina

1. En la tabla, el hallazgo dice Por cotizar con la nota del técnico. Haz clic en Fijar un precio, escribe el precio y elige Guardar.

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2. Se abre el correo de actualización de precio listo para enviar, con un texto predeterminado que puedes cambiar y un cuadro para agregar una oración tuya. Elige Enviar. Al cliente se le avisa que el hallazgo tiene precio y ya puede elegirlo en su página.

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3. El hallazgo ahora aparece abierto con su precio, y Enviar la actualización sigue disponible en cualquier hallazgo abierto con precio si necesitas mandarla de nuevo.

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Si puedes, agrega el desglose interno del hallazgo en el editor (Abrir el editor), para que el impuesto sobre ventas y el margen estimado se lean de líneas reales. El cliente nunca las ve.

Dar seguimiento hasta que se firme

Los precios valen treinta días de forma predeterminada, y la oficina da seguimiento cada tres días hasta que la página se firma. Tres acciones de la tarjeta sirven para eso, y cada una mueve la fecha de Siguiente seguimiento:

• Enviar recordatorio abre un correo de seguimiento con texto predeterminado. Edítalo si quieres, agrega una oración y elige Enviar.

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• Registrar seguimiento registra una llamada telefónica o una nota: el resultado, qué se dijo y cuándo volver a intentar. Elige Registrar. Queda en Seguimientos y en la línea de tiempo de la llamada.

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• Extender vigencia mueve la fecha hasta la que valen los precios. Elige la fecha nueva y Extender. Úsalo también con una página vencida; sale del grupo Vencido.

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Enviar el enlace manda al cliente su página, al contacto de la llamada o a una dirección que escribas. Abrir la página del cliente la abre para ti, para ver exactamente lo que el cliente ve.

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Cuando la tarjeta es rechazada

La aprobación se escribe antes de cobrar la tarjeta, así que una tarjeta rechazada deja una aprobación firmada y un pago pendiente, nunca un cobro sin registro. La aprobación muestra el rechazo y un botón Reintentar cobro. Resuelve la tarjeta con el cliente y reintenta; sale un recibo cuando el cobro pasa. Las partes de esa aprobación no se piden hasta que el cobro se confirma.

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Condonar el cargo de diagnóstico

Elige Condonar en Visita de diagnóstico en la franja de datos y da un motivo. El cargo sale de la página del cliente y el registro muestra quién lo condonó y por qué. Una vez que el cliente ya pagó el cargo, el botón dice Condonar y reembolsar y el cargo con su impuesto regresa a la tarjeta.

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Anular una página que nadie aprobó

Anular retira una página presentada sobre la que el cliente no va a actuar, por ejemplo cuando se fue con otro proveedor. Da un motivo. Todos los enlaces a la página dejan de funcionar, y la llamada conserva el registro. Una página con alguna aprobación no se puede anular; un cambio de opinión después del pago es un reembolso, no una anulación.

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Cuando el cliente pide hablar de un punto a largo plazo

Un hallazgo de la sección C no tiene precio. Cuando el cliente toca Me gustaría hablar de esto en su página, Florio crea un prospecto en la cola de ventas con el título del hallazgo, las oraciones del cliente y la nota del técnico, y la tabla muestra Prospecto creado con un enlace. El equipo de ventas lo toma desde ahí.

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La configuración

En Administración, luego Servicio, la tarjeta Resumen de Hallazgos contiene todo lo que controla la función:

• Las llamadas nuevas usan: Resumen de Hallazgos o Tiempo y materiales.
• Tarifa de diagnóstico, residencial y Tarifa de diagnóstico, comercial: los dos montos entre los que la oficina elige al agendar.
• Acreditar la tarifa al trabajo aprobado de forma predeterminada: apagado significa que el cargo se cobra aparte de cualquier trabajo aprobado. Se puede cambiar por llamada en el editor.
• Tarifa de mano de obra de Hallazgos: la tarifa que usa Agregar horas en el desglose. Es distinta de la tarifa de tiempo y materiales.
• Precios vigentes durante, Seguimiento cada y La página del cliente sigue activa tras el cierre durante: el período de vigencia, la cadencia de seguimiento y cuánto tiempo sigue arriba la página del cliente después de cerrar la llamada.
• Términos que el cliente acepta al aprobar: el documento legal que el cliente acepta al aprobar. Elige un documento de servicio, o Sin paso de términos para omitirlo.

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Para fijar los términos, haz clic en el valor actual, elige el documento y luego Aplicar. El cliente entonces ve la línea de aceptación con los términos a un toque, en cada aprobación.

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Bueno saberlo

• Una llamada con precio en modo Resumen de Hallazgos factura el monto acordado, nunca horas y partes a precio. Las horas del técnico y las partes usadas alimentan solo el lado del costo.
• Aprobar un segundo hallazgo una semana después del primero es un segundo registro de aprobación, nunca una edición del primero, así que “qué acordaron” siempre tiene respuesta.
• El correo del recibo es el documento de factura del cliente. Muestra un número por hallazgo, la visita de diagnóstico, el impuesto y la tarjeta.
• El dinero se toma al aprobar y el ingreso se reconoce cuando la llamada se cierra. Consulta con tu contador antes de encender la integración contable para llamadas de servicio.