Aprobar el costo planificado
El precio está gobernado: un cambio en lo que paga el cliente pasa por la aprobación de la propuesta y la firma del cliente. La mano de obra está gobernada: una hora llega al costo del trabajo solo cuando un gerente aprueba la marcación. Los materiales planificados eran el hueco. Cualquiera que pudiera editar un evento podía agregar una línea de $1,850 en herrajes de rigging y ninguna aprobación en ningún lado se enteraba. La gobernanza de costos cierra ese hueco tal como ya funciona una buena oficina: la línea se registra libremente, queda visiblemente sin aprobar hasta que una reestimación la cubre, y el trabajo no debe cerrarse con costo sin aprobar todavía pendiente.
Qué es el costo sin aprobar
El Costo final proyectado del contrato es la estimación aprobada: la línea base de costo de la propuesta más cada orden de cambio y reestimación aprobadas. Una línea de materiales es un compromiso de gasto. Hasta que una revisión aprobada la contemple, el costo de la línea (cantidad por costo unitario) está sin aprobar, sea cual sea su forma de costeo. Una línea devuelta no cuenta nada.
Los montos pequeños no necesitan aprobación. Tu espacio de trabajo tiene dos tolerancias, un monto en dólares y un porcentaje del costo aprobado; el total sin aprobar de un proyecto debe quedar dentro de ambas para considerarse cubierto. Los valores iniciales son $500 y 1%, así que una caja de alambre floral nunca genera una orden de cambio, mientras que un kit de anclaje sí. La tolerancia se mide sobre el total acumulado del proyecto, no por línea, de modo que cien líneas pequeñas no se cuelan juntas.
Dónde se muestra
- En la tarjeta Contrato, un bloque Costo sin aprobar sobre el historial con el monto, en cuántas líneas se apoya, el costo final proyectado tal como está aprobado y con este incluido, el desglose por categoría de costo, y la acción Solicitar reestimación. Cuando todo está cubierto, el bloque se aquieta y lo dice.
- En el panel Beneficio en vivo, una fila Costo sin aprobar bajo el total, con el costo proyectado y el margen leídos de ambas formas. Consulta Leer el panel de Beneficio en vivo.
- En la pestaña Materiales, una estadística Costo sin aprobar y una marca de aprobación en cada línea, una palomilla verde o una exclamación roja junto al artículo (su ayuda emergente lee Aprobado, Aprobado en parte o Sin aprobar), con un chip de filtro Sin aprobar.
- En Mis proyectos, como la Próxima acción del proyecto.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.
Solicitar la reestimación
Solicitarla es un acto de planificación, así que corresponde a quien planifica los materiales, normalmente el gerente de proyecto.
- En la tarjeta del contrato, elige Solicitar reestimación.
- Escribe Por qué se necesita este costo: qué cambió en este trabajo. Este es el motivo que lee el aprobador.
- Elige Crear el borrador. Florio redacta una orden de cambio interna por el monto total sin aprobar, desglosado por categoría de costo a partir de las propias líneas. Nada está aprobado todavía; el borrador queda en el Historial de revisiones como una OC interna en Borrador.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.
Solo puede haber un borrador de gobernanza abierto a la vez, porque dos llevarían cada uno el total completo.
Aprobarla
Aprobar es un acto financiero y queda con el permiso de aprobar cambios de contrato. En la fila del historial, Enviar a aprobación pasa el borrador a Pendiente de aprobación; Aprobar lo aprueba, y Anular lo descarta.
Cuando se aprueba una reestimación, ocurren dos cosas a la vez: el costo final proyectado se mueve por el monto aprobado, exactamente como con cualquier revisión, y cada línea que cubrió queda sellada con esa revisión, por el monto que aprobó. Años después, “quién aprobó estos $1,850” tiene respuesta en la propia línea.
La aprobación vuelve a verificar primero. Si el costo sin aprobar del proyecto cambió después de solicitar el borrador, porque alguien agregó o eliminó una línea en el intervalo, la aprobación se niega en lugar de sellar un costo que el aprobador nunca vio, y te pide anular el borrador y solicitarlo de nuevo.
Una línea editada al alza después de aprobarse muestra Aprobado en parte: el monto aprobado sigue aprobado, y solo el incremento cuenta como sin aprobar.
Cerrar un proyecto
La intención es clara: un proyecto no debe cerrarse mientras tenga costo sin aprobar pendiente. En esta versión es una regla para las personas, todavía no una compuerta en el producto. Florio ya calcula la verificación, pero ninguna pantalla la muestra y nada retiene aún la etapa final del evento; la compuerta de cierre que se niega a terminar un proyecto con costo sin aprobar llega en una versión posterior. Hasta entonces, las superficies de arriba, y la Próxima acción en Mis proyectos, son lo que hace imposible pasar por alto el costo pendiente.
Bueno saberlo
- Un proyecto sin contrato se cuenta y se muestra, pero nunca se marca: no hay historial contra el cual aprobar, así que el monto es información hasta que exista un contrato.
- El costo sin aprobar nunca bloquea el registro. Un gerente de proyecto anota lo que sabe que debe comprar, y el registro existe desde ese momento; la compuerta está en la aprobación, no en el teclado.
- Las tolerancias se configuran con tu espacio de trabajo, no en una pantalla; consulta Configurar Proyectos.