Facturar una llamada de servicio

Una llamada de servicio por tiempo y materiales factura lo que los técnicos registraron y lo que usaron. Florio lo convierte en una factura de QuickBooks desde la tarjeta Facturación en QuickBooks de la llamada, y puede hacerlo más de una vez: una factura parcial por lo que ya se puede cobrar, y otra al cerrar la llamada por lo que quede. Nada se cobra dos veces, porque cada línea de partes y cada minuto de mano de obra recuerda qué factura lo tomó.

Antes de que algo se registre, Facturar ahora abre una revisión. Ves exactamente lo que irá en la factura, puedes cobrar menos horas de las registradas y puedes agregar una línea de ajuste que el cliente lee. La factura lleva la fecha del día en que se completó la llamada.

Antes de empezar

Florio Service debe estar activado, QuickBooks debe estar conectado con la escritura encendida, y necesitas el permiso para administrar QuickBooks. Dos ajustes alimentan la factura:

La tarifa de facturación de mano de obra, en Administración, luego Servicio. Una llamada con horas registradas y sin tarifa se rechaza en vez de facturarse sin las horas.
Los artículos de servicio en Administración, luego QuickBooks: mano de obra, partes, cargo por visita, flete y Ajuste. El artículo de ajuste es por donde se registra una línea de ajuste, en su propia cuenta de ingresos, para que los créditos y recargos se puedan reportar en vez de desaparecer dentro de ingresos reducidos. Hasta que esté asignado, facturar sin ajuste funciona como antes, y facturar con uno te dice qué falta.

Las llamadas cubiertas por un plan o una garantía nunca se facturan. Su costo sigue apareciendo en el estado de resultados de la llamada, que es justamente el punto de registrarlo.

La fecha de finalización

El encabezado de una llamada cerrada muestra Completada. Florio la marca en el momento en que cambia el estado, que no siempre es el día en que terminó el trabajo. Alguien que puede administrar QuickBooks puede cambiarla, porque la factura toma ese día como su fecha:

Puede ser cualquier día desde el día en que se abrió la llamada hasta hoy.
En una llamada que Florio puede facturar, no puede ser anterior al día en que Florio empezó a facturar llamadas de servicio en tu espacio de trabajo. El trabajo completado antes se facturó desde el sistema anterior y no debe cobrarse de nuevo.
El cambio queda en el registro de actividad con la fecha anterior y la nueva.

Cambia la fecha antes de facturar. Una vez registrada la factura, su fecha queda fija.

Pasos

Abre la llamada y baja hasta Facturación en QuickBooks. La tarjeta lista las facturas ya emitidas para esta llamada, la mano de obra registrada y facturada hasta ahora, y lo que tomaría la próxima factura.
Elige Facturar ahora. Se abre la revisión, con la fecha de la factura en su primera línea.
Revisa la mano de obra. La revisión muestra las horas registradas, las facturadas antes, las que aún no se han facturado y, cuando la llamada cruza un cierre de mes, cuántas de esas horas caen en cada mes.
Define Horas en esta factura. Florio propone todo lo que aún no se ha facturado. Escribe menos para cobrar una parte; el tiempo registrado nunca cambia, así que la nómina y el costo del trabajo quedan como estaban.
Si cobraste menos horas, di qué pasa con el resto. Facturar después las deja sin facturar, y pasan a la próxima factura de esta llamada. Condonar las liquida: nunca pasan a una factura, y el estado de resultados de la llamada las muestra como condonadas.
Revisa las partes, el cargo por visita y el flete. Solo aparecen las líneas usadas. Un grupo con varias líneas puede imprimirse Detallado, una línea por parte, o como Una línea, lo que cambia solo cómo se lee la factura, nunca el dinero ni el impuesto.
Agrega un ajuste si lo necesitas. Elige Agregar un ajuste, escribe lo que leerá el cliente e ingresa el monto. Un crédito es negativo; un recargo es positivo. Las horas y los montos llevan punto para los decimales, como -25.50; la coma no se escribe en la casilla y una nota debajo lo indica.
Lee los totales. Se muestran el subtotal, el ajuste y el total de la factura, con una estimación del impuesto sobre ventas que agregará QuickBooks.
Elige Enviar a QuickBooks. La tarjeta se actualiza con la nueva factura, su fecha y lo que queda por facturar. Si se agregó tiempo a la llamada mientras la revisión estaba abierta, Florio actualiza las cifras y te pide revisarlas de nuevo antes de enviar.

Cómo se grava el ajuste

Un ajuste se reparte en la factura en proporción a lo que contiene. Si un tercio de la factura son partes gravables y el resto es mano de obra no gravable, un tercio del ajuste reduce el monto gravable y el resto reduce el monto no gravable. La revisión muestra ambas cifras mientras escribes.

En la factura de QuickBooks esto se imprime como una sola línea cuando todo lo que hay en la factura tiene la misma posición fiscal, y como dos líneas, una gravable y otra no, cuando la factura tiene ambas. La línea gravable lo dice en su descripción. QuickBooks calcula el impuesto sobre la porción gravable.

Conviene saber

Un ajuste no puede dejar la factura en cero o menos. Para no cobrar las horas, condónalas; para no cobrar nada, cambia la clase de facturación de la llamada.
Las horas que retienes siguen en la llamada. Aparecen en la tarjeta como horas para facturar después, y el próximo Facturar ahora las propone.
Las horas condonadas quedan registradas en la llamada, no se borran. El tiempo del técnico, el costo de mano de obra y el costo del trabajo son exactamente lo que se registró.
El estado de resultados de la llamada refleja lo que realmente se le cobra al cliente: las horas condonadas salen del lado de ingresos y se quedan del lado de costos, y los ajustes aparecen en su propia fila.
Una llamada que se cerró antes de que Florio empezara a facturar llamadas de servicio muestra por qué no se puede facturar, en la tarjeta y en la revisión, y no registra nada.