Configurar el correo de proveedores
El correo de proveedores permite a Florio leer las confirmaciones de pedido, los avisos de envío y las facturas que sus proveedores ya envían, y adjuntarlos a la orden de compra correcta. Está desactivado hasta que una persona con permiso de administración lo activa e indica qué buzones leer. Administración › Correo de proveedores.
Florio lee únicamente el correo de los proveedores que conoce y el correo que reenvían sus grupos, en los buzones que usted indique, y nunca el correo entre personas de su empresa.
Actívelo
Leer el correo de proveedores es el interruptor, y sigue desactivado hasta que haya indicado al menos un buzón abajo. Mientras esté desactivado no se lee nada.
La lectura empieza en el momento en que lo activa. No recorre su historial, así que nada de lo que llegó antes de ese día se abre. Si hay un pendiente que le importa, alguien tendrá que trabajarlo a mano.
Captura de un espacio de trabajo de demostración; datos ilustrativos.
Indique los buzones
Buzones que Florio lee para el correo de proveedores es la lista. Agregue a las personas a las que los proveedores de verdad escriben: en la mayoría de los talleres, quien hace los pedidos, más quien lleva las facturas.
Suelen ser más personas de las que cree. Los proveedores escriben a quien les dio una dirección: el técnico que pidió una pieza, el gerente de proyecto que conoce el representante, la persona que abrió la cuenta hace años. Un correo de un proveedor que llega solo a un buzón que no está en esta lista nunca se lee, así que antes de cerrar la lista pregunte quién recibe confirmaciones de pedido y avisos de envío.
Recomendado: un buzón de compras propio. Una cuenta del espacio de trabajo que pertenezca a los grupos mantiene el correo de proveedores llegando cuando la gente cambia de puesto, para que la lectura no se detenga en silencio el día que alguien se va. Los proveedores que escriben a una persona por su nombre siguen necesitando que ese buzón esté en la lista.
El correo enviado a un grupo llega al buzón de cada miembro. Florio reconoce las copias como el mismo mensaje y lo lee una vez.
Indique los grupos
Grupos por los que llega el correo de proveedores: sus direcciones ap@ y purchasing@, o como
las llame. Un grupo reescribe el remitente para poner al grupo, así que la copia que llega dice que
la envió el grupo y esconde al proveedor por debajo. Indicar el grupo aquí es lo que permite a
Florio reconocer al proveedor detrás de él.
Qué remitentes lee
Florio lee dos tipos de correo en esos buzones: el correo de las direcciones de envío de los proveedores que conoce, y todo lo que reenvían sus grupos.
A un proveedor que todavía no conoce lo lee solo a través de un grupo. Florio busca en sus buzones las direcciones de envío de los proveedores que conoce. Un proveedor nuevo que escribe directamente a una persona no aparece hasta que Florio conoce su dirección, y las direcciones las aprende del correo que reenvían sus grupos. Pedirles a los proveedores que escriban a su grupo de compras es la forma más segura de que su correo se lea desde el primer mensaje.
Aprende a un proveedor nuevo gracias a usted. Cuando alguien confirma, contra una orden de compra, un documento que llegó por uno de sus grupos desde una dirección que Florio no conocía, Florio aprende que esa dirección pertenece al proveedor de esa orden y a partir de entonces lee su correo. Nunca aprende la dirección de su propia empresa ni un servicio de correo personal como Gmail, porque entonces leería todo lo que se envía desde ahí.
Los boletines se archivan sin leerse. Los proveedores envían publicidad desde las mismas direcciones que sus pedidos. El correo que lleva la marca de baja de una lista de correo, sin un PDF adjunto y sin nada en el asunto que diga pedido, envío o factura, pasa directamente a Apartados sin leerse. Se guarda, y todavía puede abrirlo. El correo que reenvían sus propios grupos siempre se lee, porque un grupo pone esa marca en todo lo que reenvía.
Sus exclusiones también aplican aquí. Un remitente en la lista Exclusiones (nunca capturar) de la captura de correo, por dirección o por dominio, también se omite en el correo de proveedores: no se guarda ni se lee nada de él. Consulte Configurar la captura de correo.
Elija qué puede hacer por su cuenta
Tres interruptores, de más a menos seguro:
- Adjuntar documentos que lleven un número de OC de Florio. Agrega el seguimiento, registra los números de pedido del proveedor y los precios confirmados, sin preguntar. Es la única señal que Florio trata como segura, porque es su propio número impreso de vuelta.
- Sugerir una orden probable para todo lo demás. Una coincidencia más débil (un número de pedido del proveedor ya registrado en una orden, un número de seguimiento ya en una de sus cajas) llega a Requiere revisión y nada cambia hasta que alguien lo confirma.
- Facturas borrador a partir de las facturas del proveedor. Solo un borrador. Enviarlas a QuickBooks sigue siendo una acción de una persona en la orden de compra.
Lo único que hay que pedirles a sus compradores
Teclee su número de OC de Florio en el campo de OC de cada proveedor, en cada pedido.
Todos los proveedores tienen ese campo, y todos imprimen de vuelta lo que usted ponga en él. Es lo único que permite que un aviso de envío se adjunte solo a la orden correcta. Sin eso, las sugerencias son buenas pero alguien tiene que confirmar cada una. No cuesta nada, no requiere configuración y funciona desde el primer pedido en que alguien lo teclea.
Sirven el número completo o solo sus dígitos: PO-058213 o 058213. Los dígitos solos adjuntan un
documento únicamente cuando viene del proveedor de esa orden; de cualquier otro remitente son una
sugerencia.
Consulte Deje que Florio lea el correo de sus proveedores para lo que ve un comprador.