Importar la lista de precios de un proveedor

Tus proveedores ya te dicen cuánto cuesta todo: envían una lista de precios. Florio lee ese archivo tal como llega, te muestra qué cambiaría en tu catálogo y no cambia nada hasta que tú lo digas. Después, los costos y los precios del catálogo siguen la lista, y cada pieza de la lista se puede elegir en una propuesta, una llamada de servicio o los materiales de un trabajo, estuviera o no en tu catálogo.

Antes de empezar

Necesitas ver el catálogo y tener el permiso para traer listas de precios. Los administradores y los gerentes lo tienen de entrada. Un administrador puede dárselo a otro rol en Administración, luego Roles.
El costo de distribuidor en estas pantallas solo se muestra a quien puede ver costos. Los demás ven la lista sin él.
Ten el archivo como lo envió el proveedor, en Excel o CSV. No lo ordenes antes: Florio lee el formato que usa el proveedor y lo recuerda para la siguiente lista.

Importar el archivo

Abre Catálogo y elige la vista Listas de precios.
Pulsa Importar una lista de precios.
Elige el Proveedor. Los proveedores vienen de tu conexión contable, así que la lista pertenece a la empresa a la que de verdad le compras.
Elige el archivo, o suéltalo sobre el diálogo.
Revisa Fecha de la lista. Florio lee la fecha del archivo o de su nombre cuando puede. Cámbiala si la lista dice otra cosa: es la fecha en que la lista entra en vigor, y decide qué lista manda cuando dos listas traen la misma pieza.
Pulsa Leer el archivo.

En este punto nada cambia en el catálogo. Un archivo que ya se trajo se reconoce, y Florio ofrece abrirlo.

Revisar cómo se leyó el archivo

La primera lista de un proveedor abre una página que muestra lo que Florio entendió del archivo. Las listas posteriores con el mismo formato se leen como la guardaste, y la lectura se puede abrir de nuevo desde la página del proveedor.

Columnas. Cada columna tiene un papel: Modelo, Número de parte, Descripción, Costo de distribuidor, Precio de lista, MAP, Empaque, UPC, Fabricante y demás. Haz clic en el papel de una columna para cambiarlo, o elige Omitir.
Filas. Cada fila es un Artículo, una Línea, una Sección, una Subsección, una Nota, Condiciones o No se puede pedir. Haz clic en la etiqueta de una fila para cambiarla. Un encabezado que te dice algo (“haz clic para ver precios”, “revisa la unidad de medida”) se lee como nota, así que nunca nombra las filas que vienen después.
Encabezados: marcas y categorías. Todos los encabezados de la lista, en un solo árbol, con la marca y la categoría del catálogo que toman sus filas. Las piezas nuevas de un encabezado caen en su categoría. Mira Marcas dentro de una lista.
Empaques. Cómo escribe este proveedor la unidad en que se pide una pieza, y cuántas piezas son. Una caja de diez con precio por caja y una pieza con precio por unidad no cuestan lo mismo.
Se Vende como Uno, se Pide en Piezas y Marcos y Rejillas. Las piezas bajo las que la lista pone filas cuyas cifras suman la pieza, los marcos y rejillas de la lista, y las secciones cuyos altavoces necesitan marco. Mira Vende una pieza como una y pídela en sus piezas.

Cuando las primeras filas se lean como artículos con las cifras correctas, pulsa Guardar y revisar. La lectura queda guardada para esta lista, y su siguiente edición se lee igual. Si un archivo posterior llega con otro formato, Florio se detiene aquí y te pide revisarlo, para que una columna que se movió nunca se lea como otra cosa sin que lo veas.

Marcas dentro de una lista

La lista de un fabricante a menudo trae otras marcas: una marca de bases como línea propia, una marca de amplificadores en algunas secciones, una marca de soportes que solo aparece en el nombre de sus filas. Florio le da a cada fila su marca a partir de la propia lista, así las piezas que crea llevan el fabricante correcto.

Una línea, una sección o una subsección. Muchas listas agrupan sus secciones bajo un encabezado simple, encima de los sombreados. Florio lee esos tres niveles, y puedes cambiar el nivel de cualquier encabezado con la etiqueta de su fila.
Una marca por encabezado. En Encabezados: marcas y categorías, elige la marca de un encabezado, o Marca nueva si tu catálogo todavía no la tiene. La marca de una línea pasa a sus secciones y subsecciones, salvo que nombren la suya. Si las dejas así, las filas son del fabricante de la lista.
Marca por una palabra del nombre. Para una marca que ningún encabezado nombra, agrega una regla: las filas cuyo nombre dice una palabra son de esa marca. La tarjeta muestra las filas que toma cada regla antes de aplicar nada, y una regla gana sobre la marca del encabezado.
La siguiente lista. Las marcas, las categorías y las reglas se guardan con la lectura de la lista. Una lista posterior va directo a la revisión, salvo que tenga un encabezado que la lectura no ha visto: entonces se detiene en esta página, muestra solo los encabezados nuevos y te pide su marca y su categoría.

El proveedor sigue siendo la empresa a la que le compras: la marca es el fabricante de la pieza. En la página de una pieza, el panel Fuentes dice de dónde salió la marca, por ejemplo “marca de la línea” y el nombre de la línea.

Marcas y piezas por columna

Algunas listas nombran sus marcas en columnas, no en encabezados: una columna Marca que dice el nombre del propio distribuidor o “Partner”, y una columna Línea de producto al lado. La misma lista suele decir la categoría de cada fila y los países a los que se envía. Dale a esas columnas su función en la página de lectura (Línea, Categoría, Solo se envía a) y Florio agrega dos tarjetas, y una columna Pasa a ser que muestra qué hace aplicar con cada fila: Parte, En la lista o No se vende aquí.

Fabricantes y líneas: marcas y partes. Cada valor de la columna del fabricante, con sus líneas debajo. Dale a un valor o a una línea su marca (elige El nombre de la línea para un valor como “Partner”, así cada línea de un socio es su propia marca), y di si sus filas pasan a ser Partes o quedan En la lista. Una línea toma la marca y la elección de su fabricante, salvo que le pongas las suyas. Partes al aplicar cuenta lo que pasará a ser pieza.
Quedan en la lista, y no se venden aquí. Una regla deja una categoría en la lista de precios, por ejemplo las filas cuya categoría dice Shading. Y las filas cuya columna de envío no nombra tu país no se pueden pedir: no aparecen en ningún selector. Elige el país una vez en esa frase.
La siguiente lista. Todo esto se guarda con la lectura de la lista. La lista del mes siguiente va directo a la revisión, y sus filas nuevas en tus líneas elegidas pasan a ser piezas. Un fabricante nuevo, o una línea nueva bajo uno cuyas filas quedan en la lista, detiene la lista aquí hasta que elijas.

Una lista con una columna Fabricante y sin columna de línea (la lista de un distribuidor con una marca por fila) muestra la misma tarjeta con un solo nivel, Fabricantes: marcas y partes: di para cada marca si sus filas pasan a ser Partes o quedan En la lista. Las filas con la celda de marca vacía son un valor más, Sin valor, que se elige igual. Una marca nueva en una lista posterior la detiene aquí solo cuando elegiste marcas de esta forma.

Un empaque escrito CS se puede marcar como Caja cerrada: una unidad, vendida y cobrada como está escrita, con lo que trae dentro en su nombre.

Revisar y aplicar

La revisión compara la lista con la edición anterior de la misma lista y con tu catálogo. Las pestañas de arriba son los tipos de cambio: Nuevas, Costo cambió, Precio de lista cambió, Retiradas, Requiere atención y las demás. Cada fila muestra su Precio de lista, también una fila que queda en la lista y que por eso aún no tiene precio propio.

Qué Hace Aplicarla lo dice con palabras antes de que te comprometas:

Costos. El costo de una pieza sigue la lista, salvo que alguien haya editado ese costo a mano en Florio. Un costo editado a mano se conserva.
Precios. Un precio sube cuando sube el precio de lista, incluso un precio que pusiste a mano. Un precio baja solo donde nadie lo puso a mano. Nada queda al costo o por debajo, y nada automático baja del MAP.
La primera lista nunca baja un precio. La primera vez que una lista describe una pieza que ya vendes, un precio de lista menor no baja tu precio. La fila dice Primera lista: se conserva el precio, y la pieza aparece en Precios por revisar como Sobre el precio de lista, para que una persona decida.
Empaques. Una fila con precio en otro empaque que el de tu pieza no mueve nada. Dice Empaque distinto.
Retiradas de la lista. Las piezas que la lista anterior tenía y esta no se marcan como ya no listadas. Siguen en el catálogo y conservan sus cifras.
El proveedor. Una pieza de la lista que aún no tiene Proveedor sugerido recibe el proveedor de esta lista, y compras lo sugiere. Un proveedor sugerido que alguien ya eligió nunca se cambia.

Las filas en Requiere atención esperan una decisión y no se aplican hasta que alguien decida: un número que aparece dos veces con dos precios, una fila parecida a una pieza que tienes y que solo difiere en espacios o puntuación (nunca dos números que trae la misma lista, como un cable de 1.5 ft y uno de 15 ft: son dos piezas), un empaque que Florio no conoce para este proveedor, una fila con precio de lista y sin costo de distribuidor. Tres más vienen con las marcas: un número que la lista pone bajo dos encabezados con marcas distintas (eliges la marca), un número que aparece dos veces con las mismas cifras y dos nombres distintos (eliges el nombre), y una pieza a la que esta lista le dio una marca la vez pasada y otra ahora (mantienes su marca o la cambias a la de la lista; el cambio queda registrado a tu nombre). La revisión también cuenta las filas de la lista por marca.

Las filas que No están en su catálogo vienen con una elección: agregarlas al catálogo ahora, cada una con su marca y su categoría, o dejarlas en la lista de precios. Cuando la lectura elige qué filas pasan a ser piezas (mira Marcas y piezas por columna), agregarlas agrega las que elige y las nombra, y las demás quedan en la lista. Las que se dejan todavía no son piezas. Aun así se encuentran en todos los selectores, y se vuelven pieza la primera vez que alguien elige una.

Cuando la revisión se lea bien, pulsa Aplicar lista. ¿Aplicar Esta Lista? nombra la lista, cuenta los costos que la siguen, los precios que se mueven y las filas que esperan, y pregunta una vez más. Aplicar surte efecto de inmediato y queda en el registro de actividad. Descartar esta lista quita el archivo leído y no cambia nada.

Varias listas bajo un mismo proveedor

Algunos proveedores envían más de una lista: una segunda marca, o una segunda línea de productos, que se pide a la misma empresa. Cada una es su propia lista bajo el mismo proveedor, con su nombre, su lectura, su fecha y su historial.

Al importar un archivo, Florio ofrece la lista cuya lectura guardada le queda. Si el archivo no se lee como ninguna de las listas del proveedor, o comparte pocos de sus números con ellas, Florio pregunta si es otra lista de este proveedor o una lista que ya tienes con un formato nuevo.
Una lista nueva toma el nombre del fabricante que Florio leyó en el archivo. Cambia el nombre en la página del proveedor.
Un número que aparece en dos listas de un proveedor toma sus cifras de la lista con fecha posterior. La revisión lo muestra en En otra lista de este proveedor, y la página del proveedor muestra la fila propia de cada lista para ese número.
Un número se marca como ya no listado solo cuando ninguna de las listas del proveedor lo trae.
El margen que se usa donde una lista no da precio de lista es el del proveedor, para todas sus listas.

La vista Listas de precios muestra una fila por lista. Abre una para ver la página del proveedor: qué hay en la lista, qué filas son piezas, las listas traídas y cómo se lee el archivo.

Elegir de una lista de precios

Todo selector que busca en el catálogo busca también en las listas que has aplicado: el constructor de propuestas, el compositor de órdenes de cambio, las piezas de una llamada de servicio y los materiales de un trabajo.

Escribe dos caracteres o más. Debajo de las coincidencias del catálogo, una franja titulada “En una lista de precios” muestra filas que están en la lista de un proveedor y todavía no en tu catálogo, con el proveedor y la fecha de la lista. Elige una y se agrega al catálogo con su costo, precio y empaque de la lista, y entra en la línea que estabas armando. Nadie tiene que detenerse a crear la pieza primero.

Un costo de una lista antigua

La lista de un proveedor pierde vigencia. Florio te avisa cuando el costo de una pieza depende de una que ya la perdió.

Una pieza queda marcada mientras todas las fuentes de su costo sean listas con fecha anterior al límite de tu empresa. El límite empieza en 180 días; pide a soporte de Florio que lo cambie. La marca aparece en tres lugares:

En un selector. Una fila de una lista que pasó el límite lleva la etiqueta Lista antigua debajo de su fecha. Puedes elegirla de todos modos. Cuando un proveedor tiene más de una lista, la fila nombra la lista.
En Precios por revisar. El motivo dice Costo de una lista antigua, con el proveedor, la lista y su fecha debajo.
En la página de la pieza. En el panel Fuentes la etiqueta queda junto a la fecha, con la línea “La única fuente de este costo, y con más de 180 días”.

La marca se quita sola cuando una lista más nueva incluye la pieza, o cuando alguien edita el costo a mano. Quien no puede ver costos también ve la etiqueta, porque el precio se fijó con la misma lista.

Agregar piezas desde enlaces

Cuando un distribuidor vende una pieza que aún no tienes, puedes agregarla desde el enlace a su página en lugar de esperar su próxima lista de precios. Funciona con los distribuidores que tu empresa tiene configurados para esto; pide a soporte de Florio que agregue uno. Cada pieza se une a la lista de ese distribuidor en tu catálogo, así que se pide a ellos y aparece en la página del proveedor como cualquier otra fila de la lista.

Abre Catálogo y pulsa Agregar desde enlaces. La vista Listas de precios tiene el mismo botón.
Pega una pieza por línea: el enlace a su página, luego su costo, luego su precio, por ejemplo enlace - $148.10/$320.00. También sirven dos montos después del enlace, o tres celdas copiadas de una hoja de cálculo.
Florio muestra cada línea antes de leer nada: el proveedor, el número de pieza que tomó del enlace, el costo, el precio y cuánto está el precio por encima del costo. Una línea que no puede usar dice por qué, y un precio por debajo de la mitad del margen de tu empresa se muestra en el color de advertencia.
Pulsa el botón de leer. Florio lee cada página en segundo plano, cerca de medio minuto por pieza. Puedes salir de la página y volver: lo pegado queda en Pegados anteriores durante un mes.

Cuando las páginas estén leídas, revisa cada fila:

Una fila muestra la primera foto de la pieza, su nombre, fabricante, modelo y número, y lo que dio la página. Haz clic en el nombre para abrirla. Marca Conservar bajo cualquier otra foto que quieras en la pieza (un distribuidor a menudo muestra una pieza hermana u otro acabado), y cambia el nombre, el fabricante o el modelo donde la página los tenga mal.
La categoría viene de la categoría propia del distribuidor cuando ya la asignaste (consulta Categorías del catálogo). Si no, Elija una categoría; Florio ofrece usar tu elección para esa categoría del distribuidor de ahí en adelante.
Una fila con precio igual o menor al costo, o por debajo de la mitad de tu margen, no queda marcada. Márcala para agregarla a ese precio.
Una pieza que ya está en tu catálogo dice Ya es una pieza. Si el costo o el precio pegado es distinto, marca Actualizar su costo y precio para cambiarlos con la revisión de la lista.
Una página No encontrado, un sitio que Florio no sabe leer, o una página que No se pudo leer lo dice con palabras. Florio vuelve a intentar sola una página que no responde, tres veces; después, Leer de nuevo u Omitir quedan en tus manos.

Luego pulsa el botón de agregar bajo la lista; cuenta las piezas marcadas. Se unen a la lista con sus fotos marcadas, los detalles y guías del fabricante, su categoría con sus horas de instalación y el texto para el cliente que Florio redacta unos minutos después (aparece en Fotos y texto, como todo borrador). Nada de lo que ya está en la lista cambia ni sale, y el registro de actividad guarda lo agregado. Las filas que no marcaste quedan fuera.

Bueno saber

La página de una pieza tiene un panel Fuentes: lo que dice la lista de cada proveedor sobre la pieza, y cuál sigue su costo. Es de solo lectura.
La fecha en que se aplicó una lista y la fecha propia de la lista son dos cosas distintas. Las dos se guardan y se muestran.
El costo de distribuidor nunca aparece en nada que vea un cliente.
Importar una lista no hace un pedido ni cambia uno ya hecho.
Una celda de precio que dice POA (precio a solicitud) no tiene precio: el proveedor cotiza cada pedido. Esa fila no se puede pedir desde la lista.