Configurar el portal de clientes

El portal de clientes es la puerta propia de sus clientes a Florio: sus solicitudes de servicio, lo que el técnico encontró y propuso, sus facturas con Pagar ahora, la tarjeta en archivo, sus planes, sus sitios y equipos, y los documentos que usted conserva para ellos. Funciona en su propia dirección (por ejemplo my.suempresa.com), y nada llega a un cliente hasta que usted lo encienda.

Encenderlo y elegir qué muestra

Vaya a Administración › Portal de clientes. La tarjeta es un conjunto de interruptores, guardados uno a uno:

Portal encendido hace que la dirección responda. Apagado, la página dice que el portal está cerrado.
Nombre para mostrar y línea de bienvenida son lo que los clientes ven arriba. La marca, el logotipo y el color vienen de Administración › Marca; nada se configura dos veces.
Soporte guarda el teléfono, el horario y el correo que se muestran en cada página.
Módulos: Servicio, Solicitar servicio, Hallazgos, Facturación, Planes, Sitios y equipos, Documentos, Mensajes, Personas. Un módulo apagado desaparece del menú y de la dirección. Mensajes empieza apagado.
Personas: quién puede inscribirse por su cuenta (contactos conocidos, o contactos y cualquiera de un dominio de empresa suyo), el rol que recibe, y si los administradores del cliente pueden invitar.
Dinero: Pagar facturas, Aprobar hallazgos en el portal, Administrar tarjetas, Débito bancario, y si el recargo por tarjeta se exonera cuando pagan por banco. El recargo en sí viene de su configuración de QuickBooks.
Servicio: si una solicitud requiere fotos, pide días preferidos y ofrece el selector de equipo.
Visibilidad: piezas en pedido (solo nombres), la foto del técnico, componentes del equipo.
Planes: para cada plan, qué incluye (una línea por elemento) e inspecciones por periodo, que alimenta el medidor que ven los clientes.

Invitar a las primeras personas

Abra el cliente y busque Acceso al portal bajo la tarjeta Personas. Invite por correo con un rol:

Administrador puede hacer todo en la cuenta, incluso invitar colegas.
Aprobador puede aprobar hallazgos y abrir la hoja de pago.
Facturación puede pagar facturas y administrar tarjetas, pero no aprobar trabajo.
Miembro puede ver solicitudes y pedir servicio.

Limite a una persona a algunos sitios del cliente cuando no deba verlos todos. El correo de invitación lleva un enlace que funciona una vez. Una persona cuyo correo ya es un contacto en la cuenta también puede inscribirse desde la página de inicio de sesión del portal.

Ver como abre el portal exactamente como lo ve esa persona, solo lectura, por treinta minutos. Úselo cuando alguien llama por lo que tiene en pantalla. Cada vista queda en el registro de actividad.

Conservar documentos para un cliente

Bajo Documentos para el cliente en el cliente, cargue los archivos que le piden cada año: un certificado de seguro, un W-9, un acuerdo firmado. Dé a cada uno un título y, cuando aplique, una fecha de validez. Los clientes los descargan desde la página Documentos del portal sin llamar.

En una solicitud de servicio, cualquier adjunto puede mostrarse al cliente: active Visible para el cliente en el archivo dentro del panel de Adjuntos. Informes, manuales y fotos son los habituales; nada es visible hasta que usted lo decida.

Qué pueden y qué no pueden cambiar

Los clientes administran su propio perfil y preferencias de notificación, sus tarjetas y (los administradores) sus personas. Sitios, direcciones, contactos y planes siguen siendo suyos para editar; el portal muestra una nota de Contáctenos donde un cambio requiere una conversación.

Cuando el dinero está encendido

Antes de que los clientes paguen en el portal, confirme con quien configuró Florio que el webhook de Stripe escucha los eventos de pago en su dirección de la aplicación, que su dirección del portal está registrada para Apple Pay y que QuickBooks está conectado. Un cliente que paga por banco ve Pago pendiente hasta que el débito se liquida, normalmente de dos a cuatro días hábiles, y la factura se registra en QuickBooks solo entonces.