Configurar la captura de correo

La captura de correo es lo que coloca la correspondencia con clientes en la cronología sin que nadie reenvíe nada. Una vez activada, el correo hacia y desde un buzón conectado de Google Workspace se archiva solo en el cliente correspondiente. Esta página la activa y define sus límites; el panorama completo de cómo funcionan la captura y la cronología está en Correo, calendario y reuniones.

Antes de empezar

• Conecta Google Workspace primero, o no habrá buzones de los cuales capturar. Consulta Conectar Google Workspace.
• La captura está desactivada por defecto. Al activarla, se le pide a cada compañero de equipo dar su consentimiento en su siguiente inicio de sesión, así que el correo solo se captura de personas que han aceptado.

Activar la captura

1. Abre Administración, luego Captura de correo.
2. Activa el conmutador Activado.
3. Elige un Alcance de captura:
   • Solo correo de clientes almacena solo el correo que involucra a un contacto de cliente conocido. Es el valor predeterminado recomendado y guarda muchos menos datos sensibles.
   • Todo el correo lo almacena todo y filtra al mostrar. Guarda mucho más, así que úsalo con cuidado.

Excluir remitentes que nunca quieres capturar

Usa Exclusiones (nunca capturar) para contactos sensibles cuyo correo nunca debe almacenarse, incluso cuando un cliente conocido está en el hilo, por ejemplo un abogado personal o un asunto de recursos humanos.

1. En Exclusiones (nunca capturar), elige un Tipo: Cliente, Dirección de correo o Dominio.
2. Escribe el Valor, y un breve Motivo para que el siguiente administrador entienda la entrada.
3. Haz clic en Agregar exclusión.

Bueno saberlo

• El panel Configuración de Google Workspace contiene los pasos de conexión que se hacen una sola vez y el acceso exacto que Florio solicita, por si tu administrador de TI quiere revisarlos.
• Excluir a un contacto detiene la captura futura; lo que un compañero de equipo puede ver del correo capturado sigue dependiendo de los permisos de su rol.