Configurar la captura de correo

La captura de correo es lo que coloca la correspondencia con clientes en la cronología sin que nadie reenvíe nada. Una vez activada, el correo hacia y desde un buzón conectado de Google Workspace se archiva solo en el cliente correspondiente. Esta página la activa y define sus límites; el panorama completo de cómo funcionan la captura y la cronología está en Correo, calendario y reuniones.

Antes de empezar

• Conecta Google Workspace primero, o no habrá buzones de los cuales capturar. Consulta Conectar Google Workspace.
• La captura está desactivada por defecto. Al activarla, se le pide a cada compañero de equipo dar su consentimiento en su siguiente inicio de sesión, así que el correo solo se captura de personas que han aceptado.

Activar la captura

1. Abre Administración, luego Captura de correo.
2. Activa el conmutador Activado.
3. Elige un Alcance de captura:
   • Solo correo de clientes almacena solo el correo que involucra a un contacto de cliente conocido. Es el valor predeterminado recomendado y guarda muchos menos datos sensibles.
   • Todo el correo lo almacena todo y filtra al mostrar. Guarda mucho más, así que úsalo con cuidado.

Excluir remitentes que nunca quieres capturar

Usa Exclusiones (nunca capturar) para contactos sensibles cuyo correo nunca debe almacenarse, incluso cuando un cliente conocido está en el hilo, por ejemplo un abogado personal o un asunto de recursos humanos.

1. En Exclusiones (nunca capturar), elige un Tipo: Cliente, Dirección de correo o Dominio.
2. Escribe el Valor, y un breve Motivo para que el siguiente administrador entienda la entrada.
3. Haz clic en Agregar exclusión.

Registrar aperturas y clics

La tarjeta Seguimiento de correo tiene dos interruptores, Registrar aperturas y Registrar clics en enlaces, ambos apagados hasta que los actives. Con ellos encendidos, el correo dirigido a clientes que envía Florio lleva un píxel de apertura invisible y enlaces con seguimiento: las respuestas que el equipo envía desde un registro (como sí mismos o desde la dirección compartida de soporte) y los mensajes de servicio automáticos, como el acuse de recibo, el aviso de que vamos en camino y el resumen de la visita. Las alertas al personal nunca se rastrean, ni tampoco las propuestas, las conformidades ni el correo de la tienda, que tienen su propio seguimiento.

• Las aperturas y los clics aparecen en la actividad y en el registro de actividad del registro como Abierto ×2 · Clics ×1; al hacer clic en el recuento se abre el historial: cuándo, desde dónde, con qué dispositivo y qué enlace. Las descargas automáticas y los accesos desde las redes de oficina registradas se listan pero no cuentan, la misma regla que las vistas de propuestas.
• Solo se rastrea el correo enviado después de encender un interruptor. Apagarlo no cambia nada del correo ya enviado; el correo nuevo simplemente sale sin el píxel ni los enlaces con seguimiento.
• El historial guarda la dirección y el dispositivo de quien lee. Si es más de lo que tu espacio de trabajo quiere conservar, deja los interruptores apagados.

Bueno saberlo

• El panel Configuración de Google Workspace contiene los pasos de conexión que se hacen una sola vez y el acceso exacto que Florio solicita, por si tu administrador de TI quiere revisarlos.
• Excluir a un contacto detiene la captura futura; lo que un compañero de equipo puede ver del correo capturado sigue dependiendo de los permisos de su rol.