Solicitar y firmar una orden de cambio

Una orden de cambio es la forma en que un proyecto contratado cambia su precio, su alcance o su costo sin perder el registro de lo que se acordó. No hay un editor aparte para órdenes de cambio: revisas la propuesta que el cliente firmó, y Florio trata esa revisión como una orden de cambio desde el momento en que la abres. Esta página sigue una de principio a fin, desde la tarjeta de contrato hasta el historial.

Antes de empezar

El evento necesita un contrato vigente, que obtiene automáticamente cuando el cliente acepta una propuesta (ve la tarjeta de contrato). Necesitas el permiso de administrar contratos para iniciar una, los permisos habituales de propuestas para editar y aprobar, y de nuevo el permiso de administrar contratos para aplicar una orden de cambio interna. Aprobar una re-estimación es un permiso aparte, que normalmente tiene finanzas.

Iniciar la orden de cambio

Abre la pestaña Finanzas del evento y busca la tarjeta Contrato.
Elige Nueva orden de cambio. Florio copia la versión firmada en un nuevo borrador y lo abre en el constructor de propuestas.
El constructor ahora está en modo de orden de cambio. Un aviso en la parte superior lo indica y nombra el valor del contrato, y una franja muestra Valor del contrato hoy, Esta versión y Valor de la orden de cambio lado a lado. Esa franja se actualiza mientras editas.

El constructor de propuestas en modo de orden de cambio: el aviso, la franja en vivo con el valor del contrato hoy, esta versión y el valor de la orden de cambio, la tarjeta de Alcance del trabajo y la tarjeta vacía de Alcance de los cambios marcada como requerida para revisión Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.

Redactar los cambios

Edita las partidas exactamente como lo harías en cualquier propuesta: cambia una cantidad o un precio, agrega una partida, elimina una. Cada partida lleva una etiqueta respecto a lo que el cliente firmó:

Agregado en una partida nueva.
Modificado en una partida cuyo precio, cantidad, costo u horas cambiaron, con el valor anterior mostrado como “antes” debajo.
Eliminado en una partida de la línea base que eliminaste. Se queda en la página, tachada, con un botón Restaurar. Quitar una partida es un cambio que el cliente firma, no un borrado.

Los costos y las horas también cuentan. Una orden de cambio que agrega una partida con un costo de $480 y dos horas de montaje lleva esos valores al costo final proyectado cuando se aprueba.

Escribir el alcance de los cambios

La tarjeta Alcance de los cambios está debajo del alcance del trabajo y lleva la marca Requerido para revisión. Describe qué está cambiando y por qué, en los términos del cliente. Esta narrativa es lo que el cliente firma, y encabeza la pantalla de revisión, así que Enviar a aprobación queda bloqueado hasta que esté escrita. Ve Redactar el alcance del trabajo para la diferencia entre el alcance del trabajo y el alcance de los cambios.

Revisar y aprobar

Al enviarla llegas a la Revisión de la orden de cambio. El encabezado indica el tipo, derivado del precio y nunca elegido a mano:

Orden de cambio del cliente cuando el total difiere del valor del contrato.
Orden de cambio interna cuando el total es el mismo y solo cambiaron los costos o las horas.

La revisión de una orden de cambio del cliente pendiente de aprobación: el chip de tipo y el estado, el aviso que explica qué hace la aprobación, la franja de valores, el alcance de los cambios, el impacto en costos con el margen del cambio, la columna de qué sigue y la tabla de cambios de partidas Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.

La revisión muestra el alcance de los cambios, el alcance del trabajo actualizado con el texto nuevo resaltado, la tabla Cambios de partidas por linaje (precio, costo y horas juntos) y, para quienes pueden ver costos, el panel Impacto en costos con el Cambio total de costo y el Margen de este cambio. En una orden de cambio del cliente, las diferencias de costo y de horas se muestran en tinta neutra, porque son trabajo con precio; el margen del cambio es el que carga el juicio, y avisa cuando este cambio por sí solo cae por debajo de tu margen objetivo. En una orden de cambio interna, el aumento de costo se lee en rojo, y la revisión señala que aplicarla consolida la erosión del margen.

La variante de revisión para una orden de cambio interna: el mismo total que el contrato, así que el impacto en costos muestra el aumento en rojo con la señal de erosión, y la columna termina en el historial en lugar del cliente Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.

El aprobador elige Aprobar. La columna Qué sigue a la derecha dice lo que viene para este tipo.

Enviarla a firma, o aplicarla

Para una orden de cambio del cliente, elige Enviar a firma después de la aprobación. El cliente recibe el documento de la orden de cambio, no una propuesta completa repetida: el alcance de los cambios, solo las partidas que cambiaron (una partida eliminada muestra su título tachado con un monto negativo), el valor del contrato antes y después, el impuesto sobre ventas estimado del cambio, y una casilla de aceptación.

El documento de la orden de cambio para el cliente: el alcance de los cambios, una tabla de cambios a tu acuerdo con la partida agregada, el valor del contrato antes de este cambio, esta orden de cambio, el nuevo valor del contrato, el impuesto sobre ventas estimado del cambio y la casilla donde el cliente escribe su nombre para aceptar Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.

Cuando el cliente acepta, la diferencia firmada se convierte en la siguiente fila del Historial de revisiones, el valor del contrato se mueve, y el calendario de pagos se vuelve a repartir; los hitos ya facturados o pagados no se tocan. El enlace ver documento de la orden de la fila abre de nuevo el documento firmado más adelante.

Para una orden de cambio interna, elige Aplicar como orden de cambio interna después de la aprobación. Una fila de valor cero entra al historial, el costo final proyectado se mueve según el cambio de costo, y nada llega al cliente.

Re-estimaciones

Cuando el costo se mueve y no interviene ninguna partida de la propuesta, por ejemplo una cotización de un subcontratista que regresó más alta, usa Nueva re-estimación en la tarjeta de contrato. Captura el movimiento por Categoría de costo con un Monto en cada una, escribe el Motivo (obligatorio), y elige Crear borrador. El borrador entra al historial como Borrador; Enviar a aprobación lo pasa a Pendiente de aprobación, y alguien con el permiso de aprobación elige Aprobar. Anular descarta un borrador o una fila pendiente. Las filas aprobadas nunca se editan, así que un error se corrige con otra revisión.

El diálogo de Nueva re-estimación: el movimiento de costo por categoría con un monto en cada una, un motivo obligatorio, y la nota de que el borrador necesita aprobación antes de entrar al cálculo Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.

Una re-estimación solicitada desde costo de materiales sin aprobar pide solo el motivo y llena los montos por categoría por ti; ve Aprobar el costo planificado.

Bueno saberlo

Un borrador de orden de cambio a la vez. Nueva orden de cambio se niega mientras ya haya abierto en la propuesta un borrador o una versión pendiente de aprobación; termina o descarta esa primero.
Una orden de cambio en un proyecto que ya está cerrado se rechaza y queda registrada, así que un cambio tardío nunca desaparece en silencio.
El historial conserva el orden en que ocurrieron las cosas. Una revisión anulada se quita de la tarjeta pero se conserva en el historial de actividad del evento.