Aprobar tiempo para la nómina
Florio ahora revisa cada entrada de tiempo dos veces antes de que llegue a un cheque de pago: una vez por el gerente de la persona, y otra por quien lleva la nómina. Nada sobre cómo se registra el tiempo cambió. Ficha la entrada y la salida desde la web, el quiosco o tu reloj exactamente como antes.
Añadir un registro a mano
No todas las horas llegan como fichaje: alguien olvida fichar la salida, o un subcontratista envía su hoja de horas en papel. En la página Reloj de horas, los gerentes tienen Añadir un registro a mano justo para esos casos. Elige a la persona y el tipo de trabajo, y bajo Trabajando en busca el proyecto o la llamada de servicio a la que pertenecen las horas y selecciónala de la lista. Ese vínculo es lo que lleva las horas al costo de mano de obra del trabajo, así que asigna su trabajo a cada registro siempre que la hoja de horas lo nombre. Escribe la hora de entrada y salida y una nota, y el registro sigue el mismo flujo de aprobación que cualquier fichaje.
Qué hacen los gerentes
Abre Reloj de horas, luego Aprobaciones para ver las entradas de tu equipo del periodo de pago actual, agrupadas por persona y día. Cada entrada muestra las horas de fichaje, a qué estaba vinculado el trabajo, las horas y cualquier nota que dejó el empleado.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.
- Aprobar entradas de una en una, o aprobar todo lo mostrado de una persona.
- Devolver una cuando algo no cuadra. Agrega una nota corta que diga por qué. El empleado la ve, corrige la entrada, y regresa a tu cola.
- Las horas que un empleado agregó después llevan la etiqueta Agregado por el empleado. Ningún reloj las registró: el empleado las reconstruyó de memoria y confirmó que son correctas. Apruébalas o devuélvelas como cualquier entrada; la etiqueta está para que sepas cuál es cuál.
El mejor ritmo es un repaso rápido cada mañana que cubra el día anterior. Si hay entradas pendientes, Florio te envía un recordatorio la mañana del siguiente día hábil, y un resumen el lunes de nómina de todo lo que siga abierto.
Qué hacen los administradores de nómina
La vista de nómina muestra todo el periodo de un vistazo: qué gerentes aún tienen entradas pendientes, y qué entradas están totalmente aprobadas. Solo las entradas totalmente aprobadas se incluyen en la exportación de nómina, y la exportación Genérico (detalle completo) divide cada entrada en horas normales y extra: las horas extra son las que pasan de 40 en la semana de lunes a domingo, contadas en el orden en que se trabajaron. La tarjeta de exportación de nómina cuenta solo a las personas que paga ese archivo: los subcontratistas que cobran por factura de proveedor aparecen en una línea aparte, porque sus horas se pagan desde la tarjeta Facturas de subcontratistas, y cuando todas las horas de nómina tienen la aprobación final la tarjeta indica Todas las horas de nómina están aprobadas por RR. HH. Una vez que una entrada tiene la aprobación final, se bloquea. Si algo necesita cambiar después de eso, un administrador de nómina puede reabrirla, con una nota, y vuelve a pasar por la revisión.
Solicitudes de eliminación
Cuando un empleado quiere que se quite una marcada, o una hora que ya aprobaste, te lo pide con un motivo. El registro muestra Eliminación solicitada con ese motivo en la lista de registros y en la cuadrícula de aprobación, y recibes una notificación. Si lo eliminas, la confirmación muestra quién lo pidió y por qué; o elige Conservarlo… y di por qué, lo que el empleado ve en su fila. Aprobar la hora también borra la solicitud.
Eliminar un registro pregunta primero. Eliminar abre una confirmación que nombra el registro que va a quitar: de quién es, el trabajo, el día, la entrada, la salida y cuánto duró, con Agregado por el empleado cuando la persona reconstruyó la hora en vez de marcarla, y el motivo si pidió que se quitara. No se puede deshacer, así que si solo están mal las horas, corrija la Entrada o la Salida. Algunas horas no se eliminan y dicen por qué: la hora creada al registrar la salida de una visita de mantenimiento es el registro de tiempo de esa visita, una hora pagada en una factura de proveedor ya liberada pertenece a esa factura, y una hora aprobada por nómina hay que reabrirla primero.
Qué ven los empleados
Nada nuevo que hacer en el día a día. Si un gerente devuelve una entrada, recibes una notificación con su nota. Corrige la entrada y regresa automáticamente para revisión. Si olvidaste marcar, agrega las horas tú mismo: Agregar tiempo que olvidaste marcar. Para corregir tus propias horas, quitar tiempo que agregaste por error o pedir una eliminación, consulta Corregir o quitar tu propio tiempo.
El informe de aprobaciones
Informes incluye una nueva vista de Aprobaciones que muestra qué tan rápido se revisa el tiempo: la mediana del tiempo hasta la aprobación, la proporción aprobada dentro de un día hábil, y con qué frecuencia se devolvieron entradas para aclaración. Los gerentes ven sus propios números.
Lo que no publicamos
Los detalles internos del cálculo del periodo, del bloqueo y del formato de exportación de nómina no se documentan aquí a propósito.