Ver dónde están las cajas de una orden
Una orden de compra ya emitida plantea una sola pregunta durante semanas: dónde está. Florio la responde en una celda, con la misma forma en todos los lugares donde se hace la pregunta: en la orden de compra, en la pestaña Materiales de un proyecto y en la tarjeta Piezas de una llamada de servicio.
La celda de Seguimiento
De izquierda a derecha, la celda son siempre los mismos carriles, de modo que una columna de ellas queda alineada:
- El logotipo del transportista, en un carril fijo. Una línea sin seguimiento sostiene el carril con un guion tenue. Si su espacio de trabajo desactiva los logotipos, aparece el nombre del transportista como un distintivo discreto.
- Una barra de cinco tramos: etiqueta creada, recogido, en tránsito, en reparto, entregado.
- La palabra de estado: Etiqueta creada, Recogido, En tránsito, En reparto, Entregado, Retrasado, En devolución o Sin escaneos aún. Un retraso o una devolución dibujan el tramo y la palabra en rojo.
- La fecha. En cuanto un transportista dice algo, esta es su estimación. Antes de eso es la fecha que prometió el proveedor, marcada como fecha del proveedor. Una estimación posterior al día en que el trabajo necesita la pieza se dibuja en color de advertencia y con un icono, junto a la celda Se necesita, para que un envío tarde se vea sin abrir nada.
- Un recuento cuando hay más de una caja: 1 de 4 cajas. La barra muestra la caja que menos ha avanzado, así que una caja que nadie ha escaneado nunca tapa a otra que sí.
Dos distintivos aparecen cuando corresponde. No recibido acompaña a un envío entregado que el almacén todavía no ha dado de alta; se lee En mano cuando lo hace. Sin escaneo en 5 días marca un número que se ha quedado callado, con los días que haya fijado su espacio de trabajo.
Una línea con varias cajas, o de la que quiera el detalle, se abre en su sitio desde el galón: cada caja, su último escaneo, la estimación del transportista y el motivo de un retraso.
Captura de un espacio de trabajo de demostración; datos ilustrativos.
Agregar seguimiento
+ Agregar seguimiento está al pie del despliegue de una línea en la orden de compra, junto a la fecha prometida por el proveedor. La lista de Órdenes de compra también lo tiene en su encabezado, para un número que llega antes de saber a qué orden pertenece.
Pegue uno o varios números: líneas, comas o grupos separados por espacios funcionan igual. Florio reconoce el transportista a partir del propio número y lo dice (Número de UPS), y le avisa cuando un número no pasa el dígito de control de ese transportista, que casi siempre es un error de tecleo. Si no puede saberlo, elija usted el transportista.
Después indique qué llevan las cajas: Esta línea, Todas las líneas de la orden o Elegir líneas. El seguimiento pertenece a una orden, así que un número puede ir en líneas que estén en una orden de compra, o en ninguna línea, pero no en una línea sin orden. Un número ya guardado se reutiliza en lugar de duplicarse; volver a agregarlo simplemente lo enlaza a más líneas.
Cuando hay un transportista conectado y sabe que el envío tiene hermanas, Florio se las ofrece: UPS dice que este envío tiene 4 cajas. Agréguelas todas, o solo la que pegó.
Un número en la tarjeta Seguimiento sin asignar de la lista de Órdenes de compra es uno que nadie ha colocado todavía. Ábralo para ponerlo en una orden.
Qué agrega un transportista conectado
Sin conexión de transportista, un número de seguimiento igual se guarda y enlaza a la página del propio transportista. Lo que agrega la conexión es que Florio vaya y pregunte.
Una vez conectado, Florio consulta cada paquete con la frecuencia que fije su espacio de trabajo: cada seis horas mientras solo existe una etiqueta, cada par de horas en tránsito durante su jornada con una consulta nocturna, y cada 45 minutos en cuanto una caja sale a reparto o algo va mal. Deja de preguntar cuando una caja se entrega o se devuelve, o después de quedarse callada lo suficiente.
La tarjeta de cada paquete muestra cuándo se consultó por última vez y cuándo se consultará la próxima, de dónde salió el número (tecleado a mano, leído del correo de proveedores, u ofrecido por el transportista como parte de un envío) y todos los escaneos que ha reportado el transportista. Abrir en el sitio del transportista está siempre ahí.
Si corrige el transportista de un paquete, Florio empieza la consulta de cero: se borran el estado, la estimación y los escaneos, y la caja se consulta de inmediato.
Conectar una cuenta es tarea de administración: consulte Conectar sus transportistas.
En la pestaña de Materiales
La misma celda es la columna Estado de la pestaña de Materiales de un proyecto, así que la pestaña responde “qué falta por llegar y cuándo” sin salir de ella. Dos estadísticas de arriba la leen: Sin llegar y Problemas de transporte, que cuenta los envíos retrasados o que vuelven.
Los estados que fija usted (Por pedir, Pedido, En mano) se siguen editando en su sitio. Los que deduce Florio (en fila, enviado en parte, o lo último que dijo el transportista) no, porque quien lo está diciendo es el transportista.