Deje que Florio lea el correo de sus proveedores

Sus proveedores ya le cuentan todo lo que Florio quiere saber. Envían una confirmación de pedido cuando lo toman, un aviso de envío con los números de seguimiento y una factura al final. Alguien lee cada uno y teclea un poco de eso en algún sitio. Correo de proveedores hace la lectura.

Compras › Correo de proveedores lista todos los documentos que Florio ha leído, del más reciente al más antiguo. El distintivo de la barra lateral cuenta los que esperan a una persona. Antes, una persona con permiso de administración tiene que activarlo e indicar los buzones: consulte Configurar el correo de proveedores.

La lista

Cuatro estadísticas arriba dicen cómo va la lectura: Leídos, Adjuntados solos, Requiere revisión y Facturas borrador esperando a enviarse. Los distintivos filtran por Todos, Requiere revisión, Avisos de envío, Confirmaciones de pedido, Facturas y Apartados.

Cada fila es un documento: qué es y quién lo envió, Lo que encontró Florio, a qué orden pertenece y qué puede hacer usted al respecto.

Compras, Correo de proveedores: las cuatro estadísticas, los chips de filtro y filas adjuntadas, en espera de revisión, apartadas y sin orden encontrada Captura de un espacio de trabajo de demostración; datos ilustrativos.

Lo que encontró Florio es la parte útil del documento, extraída: el N.º de pedido del proveedor, la Factura, el campo OC del cliente, los números de Seguimiento y las líneas. Un documento que llegó por un grupo muestra el proveedor con vía ap@ al lado, porque la copia del grupo lleva al grupo como remitente y al proveedor real por debajo.

Florio lee el PDF adjunto además del correo. Algunos proveedores envían un correo que no trae nada más que un PDF, y una factura suele llevar sus números de seguimiento solo dentro del PDF. Florio también encuentra ahí el número de pedido, el campo de OC y los números de seguimiento.

Una fila cuyo mensaje traía un PDF lo indica: Factura · PDF. Abra el documento y cada PDF aparece arriba como un chip con su nombre y tamaño; haga clic para leer el archivo en una pestaña nueva. Un mensaje sin PDF indica que se leyó del propio correo.

Las líneas tal como las imprimió el proveedor

Florio muestra cada línea como la escribió el proveedor, para que pueda compararla con el papel. El cable suele tener precio por cien o por mil pies, así que una línea se lee como 5,000 ft × $389.34 / M = $1,946.70. Pase el cursor sobre / C o / M para ver por cien o por millar. Una línea sin precio indica que no tenía precio, y las líneas de una nota de crédito se leen como dinero a su favor.

Totales muestra las cifras que imprimió el proveedor: subtotal, flete, impuesto y total. Florio nunca suma las líneas para reemplazar un total que no está.

Cuando la cantidad y el precio de una línea no dan el importe impreso a su lado, la línea lleva una marca de advertencia. Cuando las líneas no suman el subtotal impreso, una franja debajo lo dice: Estas líneas suman $1,946,700.00 y la factura indica $1,946.70. Casi siempre es un precio leído en la unidad equivocada, y por eso Florio revisa una factura antes de crear una factura borrador con ella.

Qué se adjunta solo

Una sola cosa basta para que Florio actúe sin preguntar: su propio número de OC de Florio, impreso en el documento. Nada más es lo bastante seguro. Esas filas se leen Adjuntado, con el motivo escrito: OC-26-000014 está impreso en el documento.

Solo los dígitos también cuentan. Muchos compradores teclean únicamente los dígitos del número en el campo de OC del proveedor: 058213 para PO-058213. Florio lo trata como su número de OC cuando el correo viene del proveedor de esa orden, y lo adjunta igual: el campo de OC dice 058213, que es PO-058213. Desde cualquier otro remitente, los mismos dígitos lo convierten en una sugerencia en Requiere revisión.

Por eso importa tanto teclear su número de OC de Florio en el campo de OC de cada proveedor. Los proveedores imprimen de vuelta lo que usted les da. Hágalo y los avisos de envío se adjuntan solos; no lo haga y cada uno espera a una persona. No cuesta nada y empieza a funcionar el mismo día.

Florio nunca emite una orden por su cuenta, ni siquiera con un número de OC en el documento.

Requiere revisión

Todo lo más débil que un número de OC llega a Requiere revisión, con lo que Florio cree y por qué:

el pedido del proveedor 17692210 está registrado en esta orden
el número de seguimiento 1Z999AA10123456784 ya está en esta orden
el proveedor, la pieza y la cantidad encajan en exactamente una orden abierta

Son buenas conjeturas, y una buena conjetura no es un hecho, así que nada cambia hasta que alguien hace clic. Cada fila ofrece Confirmar, Elegir otra orden o Apartar. Un documento que Florio no pudo colocar se lee No se encontró ninguna orden y pregunta si se compró fuera de Florio.

Los estados de cuenta, las cotizaciones y los recibos se archivan como Apartados por su cuenta, para que nunca le estorben. También los boletines de los proveedores, que Florio archiva sin leerlos: consulte Qué remitentes lee.

Qué hace confirmar

Antes de confirmar, la fila le dice exactamente qué va a pasar bajo Al confirmar, alguna combinación de:

Agregar las cajas a las líneas de la orden: los números de seguimiento del documento, en las líneas que les corresponden, consultados a partir de entonces como cualquier otro paquete.
Registrar el número de pedido del proveedor en la orden, para que el siguiente correo del proveedor sobre ella coincida solo.
Crear una factura borrador para la factura 00840266, a los precios de la factura, con el flete y los impuestos como líneas propias, porque la factura es lo que usted va a pagar. Un precio distinto al de la orden de compra se marca en la línea. El borrador conserva el PDF de la factura, así que llega a QuickBooks con ella.
Emitir la orden, solo cuando la orden sigue siendo un borrador, y siempre con su clic.

Una factura borrador es un borrador. Enviarla a QuickBooks sigue siendo una acción de una persona en la orden de compra, y el correo de proveedores nunca envía nada.

Florio crea la factura borrador solo cuando la factura cuadra. Las líneas tienen que dar el total que imprime la factura, tiene que haber un total impreso y cada línea tiene que estar en la orden. Cuando algo de eso falla, la tarjeta indica que no se creará la factura borrador y por qué, por ejemplo sus líneas suman $1,946,700.00 y la factura impresa dice $1,946.70, y usted captura la factura en la orden de compra. Las cajas y el número de pedido del proveedor igual pasan a la orden. Una factura que se adjuntó sola pero cuya factura borrador Florio no quiso crear espera en Requiere revisión con ese motivo.

¿Ya ingresó esa factura a mano? Si el proveedor de la orden ya tiene una factura con el mismo número, confirmar vincula el documento a esa factura y no crea ningún borrador. Facturas borrador cuenta solo las facturas que todavía no se han enviado, así que una que ya envió no se vuelve a contar.

Confirmar un documento que llegó por un grupo desde una dirección que Florio no conocía también le enseña a Florio quién es: la dirección queda registrada para el proveedor de la orden, y su correo se lee a partir de entonces.

En la orden de compra

Con el correo de proveedores activado, cada orden de compra tiene una tarjeta Documentos del proveedor debajo de sus facturas. Lista cada documento adjuntado a esa orden, del más reciente al más antiguo, y dice qué hizo cada uno:

las cajas que agregó, y la línea en la que quedaron;
el número de pedido del proveedor que registró;
la factura borrador que creó, o una factura ya registrada a la que quedó vinculado;
que no se creó la factura borrador, con el motivo, cuando la factura no cuadraba;
o Nada nuevo para esta orden, con el porqué: no traía números de seguimiento, por ejemplo, o la orden ya tenía ese número de pedido.

Cada fila muestra los PDF del documento como chips que puede abrir, dice si se adjuntó solo (y qué traía impreso) o quién lo confirmó, y enlaza al documento con Abrir en Correo de proveedores. En una orden que todavía no tiene nada adjuntado, la tarjeta le recuerda que el proveedor escriba su número de OC en su campo de OC es lo que hace que su correo se adjunte solo.

En la actividad de la orden, cada línea Documento de proveedor adjuntado dice qué hizo el documento, y su número lo lleva a su fila en la tarjeta.

Una factura borrador creada desde el correo de proveedores conserva el PDF de la factura. El chip de cualquier factura abre su PDF, lo haya traído el correo de proveedores o lo haya adjuntado usted.

Conviene saber

La lectura empieza el día que lo activa. Activar el correo de proveedores no recorre su historial, así que lo que llegó antes de ese día no se lee.
Solo correo de proveedores. Florio lee el correo de los proveedores que conoce y el correo que reenvían sus grupos, en los buzones que indicó una persona con permiso de administración, y nunca el correo entre personas de su empresa. Los remitentes de su lista Exclusiones (nunca capturar) se omiten.
Un mensaje, un documento. El correo enviado a un grupo llega al buzón de cada miembro; Florio reconoce las copias como el mismo documento y lo lee una vez.
Una factura borrador que redactó Florio no se le acredita a nadie. Un borrador leído de una factura que nadie abrió no queda registrado como capturado por una persona, porque ninguna lo capturó.
Un documento que no puede leer lo dice y se queda en la lista en vez de desaparecer.