Ejecutar el cierre de reconocimiento

En un espacio de trabajo que reconoce ingresos por costo a costo, los ingresos de un proyecto se devengan conforme se hace el trabajo, no cuando llega el depósito. La pantalla Cierre de reconocimiento es donde finanzas ve ese cálculo mes a mes y lo registra en contabilidad: un período por mes, una corrida por contrato dentro de él, y un informe de verificación en cada corrida que dice si las cifras cuadran. El cierre del período no es el cierre del proyecto: cada contrato activo recibe una corrida cada mes, calculadas en conjunto, y el cierre propio de un proyecto es la compuerta separada sobre el proyecto mismo.

Antes de empezar

La pantalla es para quienes pueden ver el dinero de los proyectos; registrar requiere el permiso Contabilizar reconocimiento de ingresos. Importa en un espacio de trabajo de costo a costo: un espacio de trabajo de solo gestión ve las mismas cifras calculadas en sus paneles de Beneficio en vivo, pero nada pasa nunca a contabilidad en su caso. Registrar también requiere que la conexión contable tenga la escritura activada y todas las cuentas mapeadas en Administración, luego Reconocimiento; hasta entonces los botones de registro quedan apagados y dicen por qué.

La página

Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.

El selector de período, arriba, lista los meses recientes; el seleccionado gobierna la página. La tarjeta Períodos, abajo a la derecha, los lista con su estado.
El paso a paso se lee Abierto, Calculado (con la hora del último cálculo), Contabilizando (con cuántas corridas se registraron) y Bloqueado. Un período llega a Calculado por sí solo cada noche.
Las cuatro estadísticas: el total devengado del período entre las corridas de contrato y los complementos, Contabilizado, Pendiente de contabilizar (corridas cuya verificación pasa) y Bloqueado por verificación.
La tabla de corridas tiene una fila por contrato activo: Devengado a la fecha, Este período, el resultado de la verificación y el Estado de la corrida: Pendiente de contabilizar cuando la corrida devengó algo en el período, Sin asiento cuando no devengó nada, Bloqueado cuando la verificación falló, y luego Registrando y registrado una vez que la registras. Un contrato en pausa lleva la etiqueta En pausa. El pie son los Totales del período.

Registrar una corrida

Selecciona una fila. Su informe de verificación y una vista previa de los asientos se abren junto a la tabla.
Lee la vista previa. Es solo un cálculo: nada llega a contabilidad hasta que registras.
Selecciona Registrar en contabilidad en la vista previa, o Registrar reconocimiento en la fila.

La vista previa agrupa los asientos que hace el registro:

Liberación de reconocimiento, que pasa los ingresos devengados del período del ingreso diferido al ingreso, por segmento.
Ajuste por subfacturación, solo a fin de mes, cuando devengaste más de lo que facturaste. Se revierte el primer día del mes siguiente.
Absorción de mano de obra, que pasa las horas aprobadas del proyecto de salarios al costo de mano de obra directa del proyecto, a la tarifa cargada de cada persona. Acredita dos líneas: una para los salarios y otra para las cargas (impuestos de nómina, tiempo libre, seguros y beneficios), para que tu contador vea cada parte. Ambas líneas van a la cuenta contra de mano de obra, salvo que mapees una Cuenta de contrapartida de cargas aparte.
Provisión de pérdida, solo a fin de mes, cuando se proyecta que un proyecto pierda dinero.

La liberación y la absorción de mano de obra pueden registrarse con cualquier cadencia; el ajuste por subfacturación y la provisión de pérdida se registran solo con la corrida de fin de mes. Ver asientos en una fila registrada lista lo que registró.

Horas aprobadas después de registrar un mes

Las aprobaciones no siempre llegan antes de que el mes se registre. Cuando se aprueban más tarde horas trabajadas en un mes ya registrado, Florio agrega un complemento bajo ese contrato: una nueva corrida del mismo mes que lleva solo lo que cambió, con fecha del último día del mes, para que el costo caiga en el mes en que se trabajó. El primero es el complemento B, luego C, y así. Cada fila dice cuántas horas lleva y cuándo se registró el mes.

Selecciona Registrar complemento en la fila para registrarlo, igual que una corrida.
Cada registro atiende primero el mes abierto más antiguo. Registrar un mes posterior registra antes los complementos de cualquier mes anterior, para que una hora tardía nunca caiga en dos meses.
Florio actualiza los complementos cada noche y cuando seleccionas Recalcular todo. Un complemento sin nada que registrar nunca se guarda.

Mano de obra de servicio

Si tu empresa atiende llamadas de servicio, la tarjeta Mano de obra de servicio pasa el tiempo que tus técnicos W2 dedican a llamadas de servicio de salarios a tu costo de mano de obra directa, en el mes en que se trabajaron las horas, a la tarifa cargada de cada persona. Lista las llamadas del mes con sus Horas, Salarios, Cargas y Total.

Cuenta toda clase de facturación, incluidas las llamadas de garantía y sin cargo, porque las horas se trabajaron se facture o no la llamada.
El tiempo de subcontratistas no está aquí: sus facturas ya lo incluyen.
Cerrar o facturar una llamada nunca mueve su mano de obra. El costo sigue a las horas trabajadas y aprobadas.
Selecciona Registrar mano de obra de servicio para registrar el mes. La vista previa muestra las líneas de cada llamada: el débito a la cuenta de costo y los créditos de salarios y cargas, cada línea con el cliente de la llamada y tu clase de servicio.
Las horas aprobadas después de registrar el mes aparecen como filas de complemento bajo las llamadas, con Registrar complemento, con las mismas reglas que los complementos de un contrato.
Un técnico con horas y sin tarifa de pago detiene el registro y la tarjeta nombra las llamadas, así que nada se registra nunca en cero.

Activa la mano de obra de servicio, y elige su fecha de inicio y su cuenta de costo, en Administración, luego Reconocimiento.

Cerrar el mes

Selecciona Cerrar periodo una vez que cada corrida, complemento y el asiento de mano de obra de servicio esté registrado o no tenga nada que registrar; hasta entonces el botón queda apagado y dice por qué. Mientras un mes está registrado y sin cerrar, la tarjeta Períodos dice que está abierto a complementos hasta cerrarlo. Cerrar termina los complementos: las horas aprobadas después para ese mes caen en el siguiente mes abierto.

El informe de verificación

Selecciona una fila para leer su informe de verificación. La página abre en la primera corrida que falla, si hay alguna. Siete verificaciones, cada una con una frase simple para su resultado:

Cuadre de facturación: las facturas de la línea de diferido igualan el libro de hitos.
Arrastre del diferido: el saldo anterior más las facturas del período menos el reconocimiento del período coincide con el saldo calculado.
Fugas de codificación: cada línea de factura codificada a un trabajo cae en una cuenta de costo de proyecto mapeada.
Sanidad de mano de obra: los salarios absorbidos, sin las cargas, no superan la nómina registrada del período.
Integridad de revisiones: ninguna revisión en borrador o pendiente está en el costo final proyectado, y las revisiones incluidas nunca retroceden frente a la corrida anterior.
Neteo de pérdida: la provisión de pérdida iguala la pérdida proyectada menos la pérdida reconocida, nunca negativa.
Dedup de stock y compra directa: el costo de ningún envío de stock viaja también en una factura de proveedor directa al trabajo.

Una verificación puede pasar, fallar u omitirse. Una omisión significa que aún no están conectados los datos para ejecutarla, y nunca bloquea. Un fallo sí: una corrida que falla conserva su instantánea y no puede registrarse, y la siguiente corrida nocturna reintenta tras la corrección.

Lo que pasa cada noche

Cada noche, después de las dos de la mañana en la zona horaria de tu espacio de trabajo, Florio calcula una corrida para cada contrato activo: el costo a la fecha a partir del stock enviado y las horas aprobadas, el costo final proyectado según el libro, el porcentaje completado, lo devengado a la fecha, lo que eso significa para este período, y la posición de facturación frente a los hitos facturados. También actualiza los complementos de cualquier mes registrado y sin cerrar. La misma corrida alimenta el panel de Beneficio en vivo y el informe de Estado de proyectos, así que las tres pantallas nunca discrepan.

Bueno saber

El reconocimiento se mide componente por componente. Un trabajo que ya hizo su mano de obra y espera sus materiales devengó sus ingresos de mano de obra, no los de materiales.
Los ingresos devengados se comparan con la facturación, no con el efectivo. Un depósito facturado y no pagado igual cuenta como facturado.
Una corrida de un contrato sin nada devengado en el período no es un error. Sin asiento es el estado honesto de un trabajo que no tuvo actividad ese mes.
Las horas se costean a la tarifa cargada actual de cada persona. Cuando una tarifa cambia, la diferencia en las horas ya trabajadas cae en el siguiente registro.