Reembolsar los gastos aprobados
Los gastos aprobados se reembolsan por nómina. Por cada período de pago Florio te da un archivo con lo que se le debe a cada persona, y prepara una factura de QuickBooks por persona para que el costo y los recibos lleguen a tu contabilidad. Esta página es para quien lleva la nómina y los libros. Las dos tarjetas que se describen aquí están en la página de nómina, la misma de la exportación de horas.
Antes de empezar
- Necesitas el permiso de aprobar gastos en el paso final para ver cualquiera de las tarjetas, y acceso a la página de nómina.
- Liberar una factura a QuickBooks necesita además el permiso de administrar la conexión con QuickBooks.
- Cada persona necesita un ID de nómina para el archivo de importación, y un proveedor de QuickBooks en su perfil de empleado para la factura. Florio nombra a quien le falte alguno.
Qué pertenece a un período de pago
Un gasto pertenece al período de pago en el que recibió su aprobación final. La fecha del recibo no lo decide. Un recibo del mes pasado que se aprueba hoy se reembolsa con el período de hoy.
La tarjeta Reembolsos de gastos está debajo de la exportación de nómina y sigue el período en el que está la página. Te dice:
- el total del archivo, para cuántas personas y gastos;
- lo que se envió a tiempo pero sigue en espera de aprobación, y por eso queda fuera. Mientras el período está abierto, aprobarlos los trae a este archivo. Cuando termina, caen en el siguiente;
- Todos los gastos enviados en este período están aprobados, cuando no hay nada en espera;
- cuánto corresponde a subcontratistas que cobran por factura de proveedor. Sus gastos se reembolsan en su factura y quedan fuera del archivo de nómina.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.
Florio no marca nada como exportado. El período de pago de cada gasto y su bloqueo son lo que evita que se reembolse dos veces, así que descargar un archivo otra vez te da el mismo archivo.
Los dos archivos
- Detalle completo es para leer y para tus registros. Tiene una fila por cada línea de cada gasto: la persona, el número del gasto, la fecha, dónde se pagó, la categoría, a qué se cargó, el total del recibo, el monto reembolsado, quién lo aprobó y cuándo, y las notas, incluido por qué se bajó un monto o falta un recibo.
- La importación de reembolsos es para tu sistema de nómina. Su botón lleva el nombre de tu proveedor de nómina, o dice Importación de reembolsos de nómina cuando no hay ninguno. Tiene una fila por persona: su ID de nómina, tu código de reembolso y su monto neto del período.
Lo que hay que saber de la importación:
- Un asiento de corrección se resta o se suma al monto de la persona. Quien queda exactamente en cero en el período no tiene fila. Quien queda por debajo de cero tiene una fila con monto negativo, para que nada se pierda en silencio.
- Si a alguien del archivo le falta el ID de nómina, Florio no genera la importación, y lo nombra en la tarjeta. Dejar fuera a una persona sin avisar sería pagarle de menos. Pon el ID (la tarjeta dice Agrégalo en Administración, Usuarios) y descarga otra vez. Detalle completo no se ve afectado.
Florio llega hasta el archivo. No envía nada a tu sistema de nómina, y no sabe cuándo se corrió la nómina. Por eso sus pantallas dicen con qué período de pago se reembolsa un gasto, y nunca que ya se pagó.
Las facturas de gastos
La tarjeta Facturas de gastos, debajo de la de reembolsos, muestra una factura por persona para el período de pago, con los recibos adjuntos. Existe para que el costo llegue a tus libros clasificado como se aprobó. Usa Anterior y Siguiente para moverte entre períodos.
Cada fila es una persona, con el número de gastos, el Total de factura y un Estado:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Armada con los gastos aprobados y sin enviar. Los borradores se actualizan conforme se aprueban más. |
| En cola | Liberada, y en camino a QuickBooks. |
| En QuickBooks | Enviada. La fila muestra el número de la factura. |
| No enviada | No se pudo enviar. El motivo está en la fila, con Reintentar. |
Abre una fila para revisarla antes de enviar nada: cada línea muestra el gasto del que viene, su Cuenta, su trabajo y clase, y su monto, y el pie de la factura dice cuántos recibos se adjuntan y que ninguna línea es facturable a un cliente. Si un borrador se ve desactualizado, Regenerar borradores arma todos los borradores otra vez con los gastos aprobados más recientes.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.
Una persona Sin proveedor de QuickBooks vinculado no tiene borrador. Abre su perfil de empleado y elige su Proveedor de QuickBooks; Florio no crea proveedores. Un subcontratista que cobra por factura de proveedor también tiene una fila, marcada Se reembolsa con esta factura, no por nómina.
Liberar una factura
Haz clic en Liberar a QuickBooks en una fila en borrador.
- Liberar espera a que termine el período de pago. Hasta el día siguiente al último día del período, los botones están apagados y la tarjeta dice cuándo termina el período. Así cada gasto aprobado en el período queda en la factura.
- Una línea que se registraría mal detiene la liberación. Si una línea cargada a un trabajo no tiene categoría de costo, o una línea no tiene cuenta, Florio nombra el gasto. Corrígelo en el gasto y luego libera.
- El envío está apagado hasta que tu empresa lo activa. De entrada, los borradores se arman y se pueden revisar, y Liberar responde La escritura en QuickBooks está desactivada, así que no se envió nada. Un administrador lo activa, después de un ensayo: consulta Los interruptores de QuickBooks.
Dos casos se ven distintos en la tarjeta:
- Un período que queda por debajo de cero, porque un asiento de corrección pesa más que los gastos de la persona, se envía como crédito de proveedor, no como factura. La tarjeta lo dice debajo del estado.
- Un período que queda exactamente en cero se envía como una factura por nada, para que cada línea llegue a su cuenta.
Una vez que una factura llegó a QuickBooks, sus gastos ya no se pueden reabrir. Corrige un error con un asiento de corrección, que entra en el período de pago actual y en la factura de ese período.
Lo que Florio te deja a ti
- Pagar la factura. Cómo se salda la factura contra la nómina que le reembolsó a la persona es un paso contable en QuickBooks. Acuérdalo con tu contador antes de activar el envío.
- El mismo recibo capturado a mano. Si alguien también captura un recibo en QuickBooks, cuenta dos veces, y Florio no tiene forma de saberlo.