Configurar Proyectos

Proyectos necesita muy poca configuración, porque reutiliza lo que el resto de Florio ya tiene: el evento, la propuesta, la programación y el reloj de marcación. Lo que queda es una tarjeta de Administración, un interruptor de módulo, dos tolerancias y un puñado de permisos que deciden quién planifica el costo, quién lo envía, quién ve el dinero y quién aprueba.

Antes de empezar

Todo lo de esta página necesita el permiso de administrar roles y configuración, que tiene el rol de administrador.

Administración, luego Reconocimiento

Administración, Reconocimiento: el selector del método de reconocimiento predeterminado, la fila de base de derecho a pago capturada en la activación, y los componentes fuera del porcentaje completado Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.

La tarjeta Predeterminados aplica a los contratos nuevos; los contratos existentes conservan su método.

Método de reconocimiento predeterminado es cómo los contratos nuevos devengan ingresos. Solo gestión calcula las mismas cifras para informes y nunca toca la contabilidad; es la opción correcta para un estudio que factura depósitos y saldos finales y lleva sus libros por facturas. Costo a costo devenga ingresos conforme se incurre el costo y participa en el cierre de reconocimiento mensual; elígelo con tu contador. Contrato terminado aparece por completitud. El selector guarda en cuanto haces clic.
Base de derecho a pago es la cláusula del contrato que sustenta devengar ingresos a lo largo del tiempo. Se captura una sola vez, la primera vez que un usuario de finanzas activa un contrato de costo a costo con ella, y aquí se muestra de solo lectura; hasta entonces la fila dice Aún no capturada. Un contrato de costo a costo creado antes de que la base esté registrada queda como Borrador y no puede activarse hasta que la base se registre, así que tenla lista antes de cambiar el predeterminado.
Componentes fuera del porcentaje completado son los componentes de costo excluidos del porcentaje de avance. Florio lo deja vacío al inicio para que todos los componentes cuenten; déjalo así a menos que tu contador pida una exclusión.

Registro automático

Registrar reconocimiento automáticamente empieza apagado: el registro es manual desde el cierre de reconocimiento. Encendido, una tarea programada registra cada corrida cuya verificación pasa; una corrida que falla se omite con un aviso a las personas que indiques, nunca se registra.
Frecuencia es Cada noche, Semanal o Mensual. La liberación y la absorción de mano de obra pueden registrarse con cualquier cadencia; el ajuste por subfacturación y las pérdidas se registran solo con la corrida de fin de mes.
Horas aprobadas después de registrar un mes dice Siempre activo: se registran como un complemento con fecha de ese mes mientras está abierto, y caen en el siguiente mes abierto una vez cerrado.

Mano de obra de servicio

Para una empresa que atiende llamadas de servicio, esta tarjeta pasa el tiempo que tus técnicos W2 dedican a llamadas de servicio de salarios al costo, en el mes en que se trabaja, a la tarifa cargada de cada persona. El tiempo de subcontratistas queda fuera: sus facturas ya lo incluyen.

Mover la mano de obra de llamadas de servicio al costo de ventas la activa. Se registra con el registro de reconocimiento y en el mismo calendario.
Fecha de inicio: las horas trabajadas antes de esta fecha quedan fuera, para cuando tu sistema anterior ya las absorbió.
Cuenta de costo es el lado del débito. Si no la cambias dice Igual que la mano de obra directa de proyectos y sigue ese mapeo.
Clase viene de tu configuración de facturación de servicio y se muestra de solo lectura.

Mapeo de cuentas

Cada mapeo elige una cuenta de tu empresa conectada en QuickBooks, y nada se registra mientras falte una requerida. Dos de ellas llevan la mano de obra:

Cuenta contra de mano de obra es la contrapartida cuando las horas aprobadas pasan al costo de proyectos y de servicio, manteniendo la nómina completa. La mano de obra se registra en ella en dos líneas: salarios y cargas.
Cuenta de contrapartida de cargas es donde se registra la línea de cargas. Dice Igual que la contrapartida de mano de obra hasta que tu contador quiera las cargas en su propia cuenta.
Cuenta de salarios es la cuenta de salarios brutos que lee la verificación de sanidad de mano de obra: los salarios absorbidos, sin las cargas, nunca pueden superar la nómina registrada.

Activar los materiales

Los materiales, las fases, las listas de carga y Mis proyectos son un solo interruptor de módulo, apagado en un espacio de trabajo nuevo. Es parte de la configuración de tu espacio de trabajo y no una pantalla; pide a tu contacto de Florio que lo active, y la tarjeta Materiales, la franja de fases y la entrada de la barra lateral aparecen en el siguiente inicio de sesión. Los contratos, las órdenes de cambio, el panel de Beneficio en vivo y el informe de Estado de proyectos no dependen de él.

Dos valores del espacio de trabajo viajan con él:

El Costeo predeterminado que toma una línea de materiales nueva cuando nadie elige uno: En la factura del proveedor para un estudio que compra por trabajo, o De nuestro almacén para uno que mantiene inventario.
La categoría de costo en la que cae un envío de stock cuando su línea no tiene un artículo de catálogo que lo indique. Sin ella, un envío sin catalogar registra su cantidad y no aporta nada al costo, así que defínela.

Tolerancias del costo planificado

Dos valores deciden cuándo los materiales planificados necesitan aprobación: un monto en dólares y un porcentaje del costo proyectado aprobado, $500 y 1% como valores iniciales. El total sin aprobar de un proyecto debe quedar dentro de ambos para considerarse cubierto; consulta Aprobar el costo planificado. Son configuración del espacio de trabajo, no una pantalla; la tarjeta del contrato nombra los valores vigentes cada vez que reporta un monto como tolerado.

Permisos

En Administración, luego Roles, los permisos de Proyectos son:

Ver contratos y órdenes de cambio: ver la tarjeta del contrato. Los diseñadores, los gerentes y finanzas lo tienen.
Administrar contratos y crear órdenes de cambio: iniciar una orden de cambio, ingresar una reestimación, aplicar una orden de cambio interna, cambiar el estado de un contrato. Gerentes y finanzas.
Aprobar revisiones de contrato: aprobar una reestimación o un borrador de costo planificado solicitado. Finanzas y gerentes; mantenlo lejos de quienes los solicitan cuando puedas.
Ver beneficio en vivo y estado de proyectos: el panel de Beneficio en vivo, el informe de Estado de proyectos, el cierre de reconocimiento, y cada cifra en dólares de la tarjeta de materiales, la lista de carga y Mis proyectos. Gerentes y finanzas, y el rol de ver todo.
materials.plan: agregar, editar y quitar líneas de materiales y solicitar una reestimación. Se asigna al inicio a todos los que pueden editar un evento, para que se le pueda quitar a alguien en lugar de repartirlo uno por uno.
materials.ship: preparar un día, quitar artículos y confirmar una carga desde la lista de carga. Lo tiene el rol Almacén, que deliberadamente no puede editar eventos ni ver el dinero de los proyectos: quien prepara la carga ve qué cargar, nunca cuánto costó.
Contabilizar reconocimiento de ingresos: registrar corridas, complementos y mano de obra de servicio desde el cierre de reconocimiento, y cerrar el mes. Lo tiene finanzas.

Las fases y la lectura de la lista de carga siguen los permisos de programación, y la mitad de costos de la revisión de la orden de cambio sigue el permiso de costos del scorecard, así que un vendedor que no puede ver costos ve la revisión sin su impacto en costos.

Bueno saberlo

El interruptor de Materiales habilita el módulo para todos; los permisos deciden qué puede hacer cada persona dentro de él.
Una persona que solo tiene el permiso de envío igual puede abrir una lista de carga desde su enlace, que es como la alcanza un teléfono en el almacén.