Redactar el alcance del trabajo

Las partidas dicen qué está comprando el cliente. El alcance del trabajo dice qué va a vivir: el árbol del vestíbulo mide 22 pies, se instala a lo largo de una semana, se retira la segunda semana de enero. En un proyecto que dura semanas es el documento al que todos vuelven, así que Florio lo guarda en la propuesta misma, lo arrastra con cada revisión, y arma la versión ejecutada en la pestaña Alcance del proyecto a partir de la línea base firmada más cada enmienda firmada, la más reciente primero.

Antes de empezar

Necesitas permiso para editar propuestas. Los botones de redacción con IA aparecen en todos los espacios de trabajo, pero solo funcionan una vez que la redacción con IA está configurada en el tuyo; hasta entonces están deshabilitados y su texto emergente lo indica.

Escribirlo en el constructor

Abre la propuesta en el constructor. La tarjeta Alcance del trabajo está arriba de las secciones, con un pequeño editor de texto enriquecido: negrita, cursiva, listas con viñetas y numeradas.
Escribe el alcance como lo leería el cliente: lo que se entrega, en prosa sencilla. Deja las cantidades y los precios a las partidas.
Se guarda con la propuesta. Cuando revisas la propuesta, el alcance del trabajo viene con ella, así que editas lo que ya está en lugar de empezar de nuevo.

La tarjeta de Alcance del trabajo en el constructor: el editor de texto enriquecido con la descripción del trabajo, la nota de que se arrastra en cada revisión, y el botón Redactar con IA Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.

Una vez que el cliente firma, el alcance del trabajo de esa versión se convierte en la línea base del contrato y el proyecto gana una pestaña Alcance, entre Propuestas y Finanzas, que lo muestra.

Enmendarlo con una orden de cambio

En un proyecto contratado cada revisión es una orden de cambio, y el constructor muestra una segunda tarjeta, Alcance de los cambios, marcada como Requerido para revisión. Es distinta del alcance del trabajo:

El Alcance del trabajo es la descripción completa, actualizada. Cambia la frase sobre el árbol del vestíbulo si el árbol cambió.
El Alcance de los cambios es la narrativa solo de este cambio, en los términos del cliente, y es lo que el cliente firma en el documento de la orden de cambio. Nunca se copia a la siguiente versión.

La tarjeta de Alcance de los cambios, marcada como requerida para revisión, vacía, con la nota de que Enviar a aprobación queda bloqueado hasta que esté escrita Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.

Enviar a aprobación queda bloqueado hasta que el alcance de los cambios esté escrito. Una vez escrito, la tarjeta lo confirma, y los aprobadores ven tanto el alcance del trabajo actualizado (con el texto nuevo resaltado) como el alcance de los cambios en la pantalla de revisión.

Cuando el cliente firma, el alcance de los cambios se convierte en una enmienda firmada en la pestaña Alcance. Las órdenes de cambio internas no enmiendan el alcance que ve el cliente; su nota documenta el cambio interno y se queda interna.

Una orden de cambio redactada en su propia página (consulta el redactor) lleva su alcance de los cambios en la propia orden de cambio, en el mismo tipo de cuadro, también marcado Requerido para revisión. Llega a la pestaña Alcance de la misma manera.

Léelo en la pestaña Alcance

La pestaña Alcance aparece en un proyecto en cuanto existe un alcance ejecutado: una línea base firmada con alcance del trabajo, o una orden de cambio firmada con alcance de los cambios. Se lee de lo más reciente a lo más antiguo, así que la pregunta que trae un gerente de proyecto, qué cambió últimamente y si el cliente lo firmó, se responde arriba:

Enmiendas, la más reciente primero. Cada una es el alcance de los cambios breve que el cliente firmó, con su referencia de orden de cambio, el valor que agregó o quitó, la fecha de firma y dónde se redactó: en el editor (con la versión de la propuesta y el autor), en la propia orden de cambio (con el número que vio el cliente y la persona que la abrió), o traída de tu sistema anterior con el pedido del que proviene. Ver documento de la OC abre la revisión de una orden de cambio del editor; Ver orden de cambio abre la página de la propia orden de cambio, con su documento, su firma y su historial; Fila del registro salta a esa fila en la pestaña Finanzas.
Una orden de cambio que ya llegó al cliente pero aún no está firmada (enviada, compartida como enlace de firma o descargada como PDF) se muestra arriba de las firmadas, atenuada, para ver lo que está en curso sin que parezca acordado. Una orden de cambio aprobada que aún no llegó al cliente, los borradores y las versiones en espera de aprobación no aparecen.
Base, completa, debajo de las enmiendas. El enlace Ir a la base salta una lista larga de enmiendas.

La pestaña Alcance: la enmienda firmada primero, con su referencia de orden de cambio, valor, fecha de firma y origen, y luego la base completa que firmó el cliente Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos.

Una línea discreta bajo las enmiendas cuenta lo que la pestaña deja fuera a propósito: las órdenes de cambio internas, que solo cambian el costo, y las órdenes de cambio importadas que traían un título de pedido pero no texto de alcance. Ambas permanecen en el registro de revisiones.

La pestaña Alcance con una orden de cambio enviada pero aún sin firmar, atenuada, arriba de la base Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos.

El contador de la pestaña es el número de enmiendas firmadas. El registro de revisiones en la pestaña Finanzas se lee igual, la más reciente primero.

Redactarlo con IA

Dos botones pueden escribir un primer borrador por ti, cuando la redacción con IA está configurada en tu espacio de trabajo:

Redactar con IA en la tarjeta del alcance del trabajo lee las partidas, los títulos y las descripciones de la propuesta y escribe un alcance en prosa. No inventa artículos que no estén en la propuesta. El borrador aterriza en el editor para que lo edites antes de que vaya a cualquier parte.
Redactar desde los cambios en la tarjeta del alcance de los cambios lee la diferencia entre esta versión y la firmada y escribe la narrativa del cambio. También escribe una enmienda de una sola frase y la añade al alcance del trabajo, para que ambos se mantengan alineados.

Ambos son borradores. Léelos, corrígelos y hazlos tuyos antes de enviar.

Exigir un alcance del trabajo

Un espacio de trabajo puede exigir un alcance del trabajo en cada versión de propuesta, tanto propuestas nuevas como órdenes de cambio. Cuando está activo, la tarjeta Alcance del trabajo del editor lleva la insignia Obligatorio, y Enviar a aprobación queda bloqueado hasta que se redacte el alcance. Es una configuración del espacio de trabajo; pide a tu administrador que la active.

Bueno saberlo

El alcance del trabajo se imprime al frente del PDF del cliente, en su propia página después de la portada, y bajo el encabezado de la hoja de costos interna. La página de Vista previa muestra el mismo bloque arriba de las secciones.
El editor limita el formato a negrita, cursiva y listas para que el texto se vea igual en la pantalla de revisión, en la página de firma del cliente y en el PDF.
La tarjeta de contrato muestra la sección solo cuando hay un alcance del trabajo o al menos una enmienda que mostrar; un proyecto firmado con un alcance vacío simplemente no tiene sección todavía.