Programación: equipos, pendientes y la semana
El trabajo de eventos viene en dos formas. Una parte tiene horario fijo: el camión carga a las 7:30, el montaje termina antes de que la planner recorra el salón a las 2:00. El resto es flexible: el armado floral, la carpintería, sacar la utilería, la limpieza de después. Tiene que ocurrir dentro de una ventana, pero a nadie le importa si es martes o miércoles. La página de Programación de Florio trata ambas como un solo sistema, para que el trabajo flexible llene los días tranquilos en lugar de amontonarse sobre los frenéticos.
Ambas formas empiezan en el mismo lugar: la propuesta que el cliente firmó. Cada partida vendida lleva la gente y las horas con las que la cotizaste, y esos números se convierten en el trabajo.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.
Bloques: la unidad de trabajo programado
Todo lo que está en la programación es un bloque: un trozo de trabajo con una fase (Carga, Salida, Montaje, Evento, Desmontaje, las preparaciones, Reacondicionamiento), una ubicación, horas previstas y un equipo asignado. Un bloque puede pertenecer a un evento, a una reserva de alquiler, a una sesión de muestra con cliente, o ser independiente. Como todo tiene la misma forma, las mismas herramientas sirven en todas partes: asignación de personas, vehículos, avisos de conflicto, marcar entrada y salida, y fotos desde el campo.
Ser independiente no es permanente, y no siempre quiere decir un evento o ninguno. A un bloque creado sin evento se le puede dar uno después, y una sola sesión por lotes puede nombrar los varios eventos que cubre, cada uno con su parte. Ver Vincular el trabajo del estudio a sus eventos.
El trabajo vendido llega a un bloque por uno de dos caminos, y saber cuál estás mirando explica casi todo lo que ve el equipo. Una fase del día lleva tareas de trabajo: los trabajos individuales que van dentro, uno por cada partida vendida, y contra eso ficha el equipo. Un bloque de preparación salido de los pendientes no lleva ninguna tarea, porque el bloque es en sí mismo una partida vendida. En los dos casos la hoja de trabajo describe el mismo contenido; en preparación simplemente lo cuelga un nivel más arriba.
La programación empieza en la propuesta vendida
Nada de un evento se programa hasta que se registra la aceptación del cliente. Hasta entonces, el panel de Programación del evento se ve, pero sus botones están apagados, con una línea que explica el motivo y un enlace a la página donde registras la aceptación. Ver Desbloquear la programación de un evento.
Una vez registrada la aceptación, tres botones de ese panel convierten la venta en trabajo:
- Crear fases del día crea la cadena de fases del día y llena cada fase con las horas y el personal que vendiste, más una lista de trabajo armada desde las partidas vendidas.
- Planificar hacia atrás acomoda la cadena en el reloj, contando hacia atrás desde la hora en que el montaje tiene que estar terminado.
- Generar pendientes crea el trabajo de preparación flexible como tareas sin fecha: una por partida vendida, un resto por categoría de preparación con la mano de obra vendida que nadie detalló, y una reserva de reacondicionamiento para después del evento. Siempre es una persona pulsando este botón; nada genera pendientes por su cuenta.
Ver Armar el plan de trabajo de un evento.
Los equipos deciden a quién ves
Tu gente se organiza en equipos (producción floral, carpintería, utilería, entregas, diseño), administrados en Administración, luego Equipos. Cada equipo tiene uno o más gerentes, y la vista Capacidad muestra un equipo a la vez: su gente, sus horas y sus pendientes. Una persona puede estar en varios equipos, lo normal en un taller donde el carpintero también carga camiones.
Tres vistas, una página
- Lista es la semana de un vistazo: cada bloque, día por día, con su gente y sus vehículos.
- Día es un día con todos los eventos, todas las personas y todos los camiones sobre una misma línea de tiempo. Es la vista de la reunión de logística.
- Capacidad es la semana de un equipo como cuadrícula de persona por día, con los pendientes del equipo esperando debajo. Aquí es donde el gerente de un departamento convierte el trabajo flexible en el martes de alguien.
Florio recuerda en qué vista estabas y en qué fecha, así que la página abre donde la dejaste. Las viejas pestañas de Despacho fueron reemplazadas por el panel de Día, y un marcador o una preferencia guardada que apuntaba a ellas ahora abre Día.
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El panel de Día
El panel de Día responde una sola pregunta: ¿el trabajo que tengo cabe en la gente y los camiones que tengo? Muestra tres bandas apiladas sobre un mismo eje de tiempo, así que una barra de una banda queda alineada con la de arriba.
- Eventos es la demanda. Un carril por evento, con la cadena del día de ese evento, y el evento mismo dibujado como una barra fantasma punteada detrás del trabajo. Cada carril lleva su señal de encaje: personal completo, o una advertencia que nombra lo que falta.
- Personas es la oferta. Una fila por persona, con sus barras coloreadas por evento y un contorno rojo donde alguien está doblemente asignado.
- Vehículos también es oferta. Una fila por camión, cada barra nombra a su conductor, y el hueco de retorno entre viajes se ve como espacio vacío.
A un costado está la Plantilla: todos los que podrían trabajar hoy y todos los vehículos que podrían salir, cada uno con una línea que resume su día. Asignas arrastrando desde esa banda lateral hacia el panel, y desasignas arrastrando una barra colocada de vuelta a ella.
Sobre las barras, cada fase muestra cuánta gente tiene frente a cuánta se planificó. Los puestos punteados son los que siguen abiertos, y cada camión enganchado recibe su propio puesto de conductor, que se pone rojo cuando nadie maneja.
El panel también mantiene una verificación permanente: una lista de todo lo que todavía no encaja, cada fila con un arreglo de un clic cuando existe. Bájala hasta el final y termina en “Todo encaja. Nada por resolver hoy.” Ver Dirigir el día en el panel de Día.
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Los pendientes: trabajo con ventana, no con fecha
Las tareas pendientes llevan horas, un número de personas y una fecha límite en lugar de un día fijo. Hay una tarea por partida vendida, rotulada con la partida tal como la vio el cliente y con la insignia partida, así que un gerente coloca “Instalación del arco de ceremonia, 3 personas, 12 horas” en lugar de un bulto de horas florales.
Cuando el detalle de costos de la propuesta no suma toda la mano de obra del scorecard, la diferencia viaja en una tarjeta extra por categoría de preparación, con la insignia resto y mostrada como Sin detallar. No se recalcula sola: detalla más de la venta y el número solo cambia la próxima vez que alguien pulse Generar pendientes en ese evento, que es también cuando aparecen tarjetas nuevas de partida a su lado. Cuando las partidas cubren el número completo, esa misma pulsación retira la tarjeta, salvo que ya esté colocada en un día, en cuyo caso se queda y queda marcada para que un gerente la revise. Tómala como el empujón para terminar de costear, no como un misterio.
Cada tarea muestra además su tipo de ventana:
- El trabajo perecedero se agrupa pegado al evento. La flor fresca se procesa y se arma en los últimos días, no antes.
- El trabajo duradero es la palanca opuesta. Un frente de barra o una saca de utilería se puede armar semanas antes, así que lo colocas en los días lentos y aplanas el pico que causa horas extra.
Encima de los pendientes, una franja titulada “Sin asignar a nadie” junta los bloques que tienen día pero no tienen a nadie, para que una fase que perdió a su última persona no desaparezca del panel en silencio. Ver Programar pendientes en el panel de Capacidad.
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Horas, horas extra y días libres
Cada vista cuida a la gente. Día y Capacidad muestran totales por día y por semana por persona, marcan como ligero a quien va corto, y marcan OT a quien pasa tu umbral semanal. Los días libres recurrentes, el tiempo libre aprobado y las solicitudes pendientes aparecen directo en la cuadrícula.
Asignar desde el panel es permisivo a propósito: un arrastre siempre aterriza, y lo dudoso vuelve como una fila de la lista de verificación en lugar de como un muro. Agregar equipo desde el editor del bloque es el camino estricto: un conflicto duro hay que confirmarlo con Agregar de todos modos, y los días libres, el tiempo libre, las horas extra y un conductor no autorizado aparecen como advertencias que puedes aceptar.
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El lado del equipo de campo
Cada persona del equipo ve su propio día en la página de Tiempo y en la app de Florio. Mi horario lista cada asignación con su cliente y su evento, quién más está en ella, qué camión va y quién maneja, y las tareas de trabajo que lleva dentro, con un toque para fichar contra la tarea exacta. Las filas de preparación llevan la venta en su lugar: una descripción de una línea de la pieza, su foto de referencia, la fecha de Entrega y si es perecedero o duradero. Ver Ver tu día y marcar entrada.
Al entrar se abre la hoja de trabajo: la descripción vendida completa, las notas internas del diseñador, las instrucciones del gerente y fotos de referencia de lo que hay que armar, por tarea en el trabajo del día o del bloque mismo en preparación. La hoja lleva además la dirección del lugar, la hora a la que la instalación tiene que estar terminada, y las fotos que el equipo mandó desde el bloque. Ver Leer tu hoja de trabajo.
Las horas fluyen directo al control de tiempo, así que el calendario que planificaste y las horas que pagas son los mismos números.