Trabajar con QuickBooks en el día a día
Una vez que la publicación está activa, la meta del día a día es que nadie vuelva a teclear una venta de Florio en QuickBooks. Esta página es lo que tu equipo contable necesita saber de la nueva normalidad: qué se publica solo, cómo reconocer un documento publicado por Florio, y qué sigue necesitando a una persona.
Qué se publica automáticamente
| Cuando esto pasa en Florio | Lo que aparece en QuickBooks |
|---|---|
| Un pedido llega a un estado que marcaste (normalmente entregado o recogido) | Una factura, o un recibo de venta cuando ya estaba pagado por completo |
| Se acepta una propuesta (con la preparación de eventos activa) | El presupuesto del evento, sus facturas de depósito, y su factura final, construidos desde el calendario de pagos |
| Vence un depósito de evento (firmado en la fecha de corte o después) | La factura del depósito se factura |
| Se cierra un mes de facturación de cuidado de plantas (con la publicación de fin de mes activa) | Una factura consolidada: la tarifa fija más los reemplazos |
| Un pago con tarjeta se acredita | Un pago sobre la factura correspondiente, en la cuenta puente, con la comisión de procesamiento registrada en la cuenta de gastos |
| Un pago con tarjeta se reembolsa | Un recibo de reembolso contra la cuenta correcta |
Los documentos de eventos se preparan para que tu contador los revise y envíe, en lugar de enviarse al cliente automáticamente, así una persona sigue dentro del circuito en la facturación de eventos.
Cómo reconocer un documento de Florio
Cada documento que Florio publica usa el número de Florio del registro como número de documento en QuickBooks: el pedido OR-26-000327 se vuelve la factura número OR-26-000327. Un evento facturado por hitos agrega la posición del hito, así que la factura de anticipo de EV-26-004914 se publica como EV-26-004914-1 y el saldo como EV-26-004914-2. El memorándum también lleva la referencia de Florio. Esa única convención es lo que hace que todo concilie: puedes ir de cualquier documento en QuickBooks al registro detrás de él buscando el número en Florio, y Florio reconoce sus propios documentos y nunca publica el mismo dos veces.
Si asignaste un campo personalizado durante la configuración, Florio lo estampa en los documentos que publica, y puedes agregar esa columna a tus propios informes de QuickBooks. En los pedidos lleva el número de pedido; en los eventos lleva la referencia de origen del evento del sistema por el que entró, cuando existe.
Consulta Qué significan los números de Florio para leer los números.
Dejar de capturar a mano las ventas de Florio
Este es el hábito que tiene que cambiar en la puesta en marcha, y vale decirlo claro: desde la fecha de corte, no captures a mano facturas de pedidos o eventos de Florio. Florio las publica por sí mismo, y una copia capturada a mano es un duplicado que sobreestima los ingresos hasta que alguien lo encuentra.
Si de verdad debes capturar a mano un documento (una corrección puntual, un caso que Florio aún no cubre), pon el número del evento o del pedido en la descripción de la línea o en el memorándum. Florio lee ambos, y en la siguiente sincronización vincula el documento a ese registro. En un pedido, Florio lo trata entonces como facturado y no publicará una copia propia en competencia.
Tres cosas que conviene saber de esa coincidencia:
- También funciona con números antiguos. Un número anterior a la renumeración escrito en un memorándum sigue encontrando su registro, así que los documentos históricos y todo lo archivado a mano antes del cambio siguen coincidiendo.
- Solo reconoce eventos y pedidos. Un número de contrato de cuidado de plantas, de pedido recurrente o de servicio en un memorándum no se vincula: adjunta esos documentos a su registro desde la cola de no vinculados de abajo.
- Gana el primer número encontrado. Si un memorándum cita dos números de Florio distintos, Florio vincula al primero y no pregunta. Mantén un registro por documento capturado a mano.
Puedes desactivar el comportamiento en Administración, luego QuickBooks, con Vincular números de Florio en notas en la tarjeta de conexión. Déjalo activado salvo que tengas una razón para no hacerlo.
Mirar el panel de QuickBooks de un registro
Cada pedido, evento y mes de facturación de cuidado de plantas muestra su propio estado de QuickBooks en su registro: qué se publicó, el número de documento, los pagos en su contra, y el saldo. El panel de un evento lista cada factura de hito con su estado, fecha de vencimiento y lo cobrado.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.
El historial de actividad del registro anota cada publicación en el momento (“Enviado a QuickBooks”, con el documento), y anota los fallos con la misma visibilidad, así el rastro documental vive con el registro.
La sincronización por hora, en ambas direcciones
Florio relee QuickBooks según un calendario (cada hora, salvo que lo cambies), así que el trabajo hecho directamente en tus libros regresa: un pago que tu contador registra a mano aparece en el registro de Florio dentro de la hora, los saldos se mantienen al día, y el informe Efectivo / Cobros sigue conciliando con tu antigüedad de QuickBooks. Nunca necesitas sincronizar a mano, pero el botón Sincronizar facturas y pagos de la pestaña QuickBooks extrae de inmediato cuando estás en plena conversación con un cliente y quieres el número más fresco.
Las colas de revisión
Dos colas pequeñas en la pestaña QuickBooks atrapan lo que la automatización se niega a adivinar. Ambas están vacías casi todos los días, y solo aparecen cuando tienen contenido:
-
Facturas sin coincidencia: una factura de QuickBooks que referencia un registro que Florio no encuentra, normalmente un error de tipeo en un número capturado a mano o un evento que nunca se importó. Asígnala al evento correcto (Florio entonces también trae sus pagos) o descártala como ajena a Florio.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma. -
Revisión de coincidencias: un documento cuyas dos pistas de identificación no concuerdan entre sí. Florio muestra ambas lecturas; eliges la correcta o la descartas.
Captura de un espacio de demostración; datos ilustrativos. La interfaz aparece en tu idioma.
Un minuto en estas colas cuando se encienden mantiene a los dos sistemas de acuerdo al centavo.
Bueno saberlo
- Las ediciones después de publicar se hacen en QuickBooks. Una vez publicado el documento de un pedido, las correcciones de precio y los ajustes sobre ese documento se hacen en QuickBooks, como con cualquier otro documento que mantiene tu contador. Los documentos de eventos son la excepción: revisa el evento en Florio y él concilia sus propios documentos preparados, sin tocar jamás una factura que ya se pagó.
- Los estados de cuenta funcionan como siempre. Como todo se publica a tus clientes reales (con los eventos como trabajos debajo), tu flujo de estados de cuenta y cobranza en QuickBooks no cambia en absoluto.